Uluslararası İlişkiler Ofisi’nde İşleri Yoluna Koyma

Bu yazı Uluslararası İlişkiler Ofisi’ne yeni başlamış ama işlerin zaman zaman kontrolden çıktığını düşünen meslektaşlarım için yazıldı. Uluslararası İlişkiler Ofisi’nde çalıştığım yıllar boyunca, ofiste işleri yoluna koymak için dört temel ilke olduğu sonucuna vardım:

  • Paydaşları tanıma
  • Takvim ve ofis döngüsünü belirleme
  • Üniversite strateji belgeleri ve üst yönetim ilişkileri
  • Kurallar ve Görevler

İlk başta bu yukarıdakiler zaten herkesin bildiği ve uygulanan işler gibi görünebilir ancak bazı ince detaylara dikkat ederek uygulamak işleri cidden kolaylaştırmaktadır.

1) Paydaşları tanıma

İlk olarak paydaşları tanıma ile başlayalım. Bilmelisiniz ki hem iç paydaşları hem de dış paydaşları iyi tanımak, onlarla sağlıklı bir iletişim kurmak bu işin ilk kuralıdır. İç paydaşlarınız ofis arkadaşlarınız, üst yönetim, akademik birimler, idari birimler, öğrencileri ve veliler olabilir. Ofis arkadaşlarınızla iyi bir iş bölümü yapmak, olmazsa olmaz en önemli ilk kural elbette. Ama bence bundan daha da önemlisi üst yönetim ile ilişkileriniz. Özellikle kurumsal bir politikanın oluşması, stratejik plan gibi belgelerde uluslararasılaşmanın yer alması ancak ofislerin üst yönetimi düzenli bilgilendirmesi ile olabilmektedir. Üniversitenin stratejisinin belirlenmesi sizin de ofis içindeki alacağınız kararları kolaylaştırabilir. Örneğin staj hareketliliğine öncelik veren bir üniversitede, öğrenim hibesinden staj hibesine aktarım yapma gibi bir karar kolaylıkla verilebilir. Ama sizin ofis içinde bu kararları verebilmeniz için, üst yönetimle beraber öncelikleri belirlemiş olmanız gerekir. İç paydaşlardan bahsederken, elbette akademik birimlerden bahsetmemek olmaz zira her ne kadar üniversitelerde idari ofisler olarak kabul edilsek de; öğrencilerin ve öğretim üyelerinin değişim programları kapsamında yürüttükleri faaliyet akademik bir faaliyettir. Bu nedenle akademik birimlerin program hakkında doğru bilgilendirilmeleri, onların da kendi paydaşlarını doğru bilgilendirmeleri adına çok büyük önem taşımaktadır. Akademik birimlerle ofislerin ilişkisi ayrı bir blog yazısı olacak kadar uzundur, zira öğrenci seçiminden, derslerin tanınmasına kadar her aşamada yer almaktadırlar. Bu nedenle bu yazıda çok uzun bahsetmeyeceğim ancak her bölümde bir bölüm koordinatörü hocanın belirlenmesinin ofiste işlerin yoluna konulmasının temel kuralı olduğunu söyleyeceğim. Bir diğer iç paydaş olan idari birimler, Öğrenci İşleri, Bilgi İşlem, Yurtlar, Kütüphane, Spor Müdürliğü gibi birimler olabilir. Bu birimlerle sağlıklı iletişim kurmadan da değişim programlarını yürütmek imkansız gibidir. Dolayısıyla, gelen ve giden öğrencilerin ve personelin tüm işlemleri için hem akademik hem de idari birimlerle iletişimi oldukça gelişmiş bir ofis yapısına ihtiyaç vardır. Bir diğer iç paydaş elbette öğrencilerdir. Üniversitenin tüm birimlerinde olduğu gibi öğrenciler tüm kurumun asıl paydaşıdır, zira onlar olmazsa üniversite olmaz. Bunu çok iyi iafe ettiğini düşündüğüm şöyle bir alıntı var, zira öğrencileri düşman olarak değil de varolma amacımız olarak görmeyi öğrenmemiz gerekiyor:

“It is high time that the administrative staff of Europe’s higher education institutions begin to think of students, domestic or foreign, as their reason d’être, and not as their favourite enemies”[1]

Ancak öğrenciler tarafından size karşı fazla beklentiler oluşmasına alışmanız gerekiyor. Benim bu alanda çalıştığım yıllarda edindiğim tecrübe öğrencilerin ofisteki danışmanları sadece değişim programları danışmanı olarak değil; akademik danışman, sosyo-kültürel danışman, psikolojik danışman, ekonomi ve para transferi danışmanı, vize danışmanı gibi beklenmedik konularda danışman olarak benimsemesidir. Dolayısıyla öğrencilere sizin rolünüzün ne olduğunu, hangi konularda danışmanlık sağlayabileceğinizi baştan uygun bir dille anlatmak sonraki ofis yaşantınıza fayda sağlayacaktır. Son bir paydaş grubu da velilerdir. Öğrenci velilerinden sık sık öğrenci ile ilgili bilgi talep etme, başvuru ve seçim süreçlerini öğrenciden önce takip etmeye çalışma, hibenin neden hala yatmadığını sorma vb. talepler almaktayız. Eminim sizin de başınıza gelmiştir. Bu tür durumlarda unutmamak gerekir ki, kişisel verilerin korunması kapsamında, 18 yaşını geçmiş bir öğrencinin herhangi bir bilgisini, onun izni olmadan başka bir kişiyle paylaşmak doğru değildir. Bu konuda hassas ve dikkatli olmak oldukça önemlidir. Öğrencilerinizin kişisel gelişimi açısından da işlemlerini velileri yoluyla halletmesi uygun olmadığından; velilere bu durumu kibar bir dille anlatmak gerekecektir.

Dış paydaşlarınız ise Avrupa Komisyonu, Ulusal Ajans, Elçilikler, Göç İdaresi, yurtdışındaki üniversiteler vb. kuruluşlardır. Zaman zaman gelen öğrencinin sigortası için bir sigorta şirketi bile sizin dış paydaşınız olabilir. Dış paydaşlar da en az iç paydaşlar kadar önemli. Örneğin bir kere İspanya’ya gidecek öğrencilerin vize başvurularında hiç beklenmedik bir belge istenmeye başlanmıştı. Elçilikten bir yetkili ile temas kurup bunu değiştirmek birkaç haftamızı aldı ancak sonunda tüm Türk öğrenciler için sorun düzeltilmiş oldu. Dış paydaşlarla ilişki kurarken sorunu açıkça anlatmak çok önemli. Bir de ince bir ayrım var ki hem sizin hem onlar için önemli. Elçiliği, Ulusal Ajansı ve Göç İdaresini her öğrenciniz için aramaya kalkarsanız; hem yukarıda bahsettiğim öğrenci danışmanlığı rolünüzün dışına çıkmış olursunuz; hem de bu kurumlar tarafından yeterince dikkate alınmayabilirsiniz. Ancak beklenmedik, olması gerekenden farklı, istisnai durumlar olduğunda öğrenci yerine siz dış paydaşlarla ilişki kurmalısınız.

Buradan da anlaşıldığı üzere ofiste işleri yoluna koymak; işte bu kadar çeşitli paydaşla ilişkileri yürütmek açısından sanıldığı kadar kolay değildir. Bu yüzden, Mintzberg’in de dediği gibi yöneticiler günlerinin %80’ini kişilerarası (interpersonel) iletişim ile geçirmektedirler[2]. Bu nedenle ofiste çalışan personelin de iletişim becerilerini geliştirmeye çalışması, hangi konuda kiminle iletişim kurması gerektiğini öğrenmesi, işleri bir nebze kolaylaştıracaktır.

2) Takvim ve ofis döngüsünü belirleme

Bu ikinci madde alacağınız soruları yarı yarıya azaltacağından oldukça önemlidir. Bir akademik yıl içinde ne zaman ne yapacağınızı önceden belirlemek ve ilan etmek hem yararlanıcılar hem de sizler açısından işleri çok kolaylaştıracaktır. Sene içinde kaç oryantasyon programı düzenleyeceksiniz, bunların tarihleri ne olacak, giden/gelen öğrenci ve personel için kaç çağrıya çıkacaksınız; başvuruları ne zaman alacaksınız, sonuçları ne zaman açıklayacaksınız. Tüm bunları sene başında planlayıp ilan ederseniz hem siz ne yapacağınızı kolayca bilirsiniz hem de yararlanıcılar kendilerini bu takvime göre ayarlarlar. Burada mutlaka söylemek lazım; başvuru tarihlerini belirledikten sonra mutlaka bilgilendirme toplantılarının tarihlerini de önceden belirlemek gerekir. Soru sormak isteyen yararlanıcıları toplantılara yönlendirebilirseniz, ofiste sürekli olarak aynı sorulara cevap vermek zorunda kalmaz; ofisteki zamanınızı daha verimli işler için kullanabilirsiniz. Web sayfasında ayrıntılı bir ilan ve bilgilendirme dokümanları da bir çözüm olur ama insanlar genelde yüz yüze sorarak bilgi almaktan hoşlanırJ O yüzden benim tavsiyem, mutlaka toplantılar yapmaktır. Hatta artık buna teknolojiyi de entegre ederek tüm öğrencilere veya personele yönelik “webinar” düzenlenebilir.

Oluşturacağınız takvim mutlaka üniversitenin akademik takvimi ile uyumlu olmalıdır. Takvim için üst yönetim ile ofis koordineli çalışmalı ve takvim ilan edildiği şekilde uygulanmalıdır. Başvuru tarihleri ve koşulları ilen edilirken Ulusal Ajans El kitabında yer alan bilgiler mutlaka dahil edilmelidir.

Takvimin size en büyük faydası şu olacaktır: günlük yoğunluklar ve beklenmedik işler, planlamalarınızın önüne geçemez. Böylece ne siz, ne de yararlanıcılar önemli bir şey kaçırmazlar.

3) Üniversite strateji belgeleri ve üst yönetim ilişkileri

Üst yönetimi uluslararasılaşmanın önemine inanması sizin yapacağınız iş açısından oldukça önemlidir. Bu nedenle ofiste yapılan işi üst yönetime iyi aktarmak gereklidir. Yönetiminiz işinizin önemini anlarsa Üniversite içinde programların yürütülmesi daha kolay olur. Özellikle stratejik plan belgesinde üniversitenin stratejik plan önceliklerinin belirlenmesi oldukça önemlidir. Ben bir çok üniversitenin stratejik plan belgelerini uluslararasılaşma açısından incelemiştim. Yaptığım bu çalışmada gördüm ki öncelikle bir çok üniversitede hedefler birbirinin aynısı ve hareketlilik hala en önemli hedef. Oysa uluslararasılaşmanın oldukça çeşitlendiği ve hareketliliğin bütçe nedenleriyle kısıtlandığı şu günlerde, üniversiteler kendi özelliklerine uygun başka uluslararasılaşma deneyimlerini de araştırmalılar. Örneğin evde uluslararasılaşma pratikleri gerçekleştirilmesi çok daha kolay hedefler olabilir. Bununla ilgili ayrı bir blog yazısı hazırlanıyor.

4) Kurallar ve Görevler

Dördüncü ve son madde Üniversite içinde uygulama kurallarının mutlaka belirlenmesidir. Birçoğunuz kurallar zaten Avrupa komisyonu veya Ulusal Ajans tarafından belirlenmiş durumda diye düşünebilirsiniz ancak bazı uygulama alanları üniversitelere bırakılmıştır. Örneğin Erasmus programına gidip dönen öğrencinin kalan hibesini almak için ne kadar dersten başarılı olması gerektiği tüm üniversitelerde değişik şekilde uygulanmaktadır. O halde bu gibi kuralların Üniversite içinde önceden belirlenmesi, yazılı bir belge (yönerge veya yönetmelik) kayıt altına alınması daha sonrasında oluşacak hukuki sorunların da önüne geçecektir. Ayrıca yararlanıcıların kendilerine uygulanacak kuralları önceden bilmeye hakları vardır. Bu kuralların hibe sözleşmelerine yapılacak ekler ile de ayrıca tebliğ edilmesi işleri oldukça kolaylaştırmaktadır. Kuralların olması ofislerin öğrencilere açıklama yaparken işlerini kolaylaştırmakta ayrıca tüm kuralların tüm öğrencilere eşit ve şeffaf bir şekilde uygulanmasına olanak tanımaktadır.

İdeal olan yukarıda belirtilen paydaşlardan temsilcilerin yer aldığı bir kurul vasıtasıyla bu kuralları katılımcı bir şekilde belirlemektedir. Ancak böyle çeşitli bir grupta elbette çatışma çıkabilir, öğrenciler daha esnek kurallar isterken; akademisyeneler daha farklı düşünebilir. Bu nedenle birçok üniversitede bu kuralların belirlendiği komisyonlara öğrenciler dahil edilmemektedir.

Sadece kurallar değil, görevlerin de belirlenmesi ve yazılı olarak kayıt altına alınması oldukça önemlidir. Yeni atanan bir bölüm koordinatörü ilk olarak benim görevlerim ve sorumluluklarım nelerdir diye soracaktır. Ya da sizler bir bölüm koordinatörüne yapması gereken işleri hatırlatmak isteyebilirsiniz. Bu gibi durumlarda önceden yazılı olarak belirlenmesi iletişim sorunları yaşanmasını engelleyecektir.

Bu yazıda yer alan öneriler elbette çeşitlendirilebilir. Hatta sizlerin eklemek istedikleriniz olursa lütfen bana e-posta gönderin, onları da başka bir yazıda birleştirip yazalım, hepimiz birbirimizin deneyimlerinden yararlanalım.

Son cümle olarak şunu söylemek istiyorum, hiçbirimiz bu işi yapmak için eğitim almadık. Ara ara kendimize aşağıdaki cümleleri hatırlatalım. Aşağıda da belirtildiği gibi çok fazla çeşitlilikte işi aynı anda yapmamız bekleniyor, elbette hepsi için yeterli eğitimimiz yok, akademisyenler ve kurumsal politikalar olmadan yürütmek çok zor. Henüz sistematik hale gelmeden önce “hevesli amatörler” tarafından yürütülen uluslararasılaşma artık “hevesli profesyoneller” tarafından yürütülüyor.

“Someone had to find international partners, negoatiate with them, apply for funding then run the exchanges and do the administrative tasks (budget, study plans, credit transfer), as well as looking after incoming exchange students. It was a new profession and no-one had been trained for it. In many cases, initiatives were taken by individual faculty members and not necessarily linked to any of their institution’s priorities or policies. Thus, internationalization was initially sporadic, unsystematic and in many cases, a marginal activity with no basis for credibility, no institutional funding and no prestige, run by enthusiastic amateurs” [3]


[1] Wächter, B. (2000). Internationalization at Home – The Context. In Internationalization at Home: A position paper: European Association for International Education (EAIE): Amsterdam

[2] Mintzberg, H. (2008). Mintzberg on Management: Inside Our Strange World of Organizations. Simon & Schuster: New York.

[3] Teekens, H. (2000). teaching and learning in the international classroom. In Internationalization at Home: A position paper: European Association for International Education (EAIE): Amsterdam

 

Bir cevap yazın

E-posta hesabınız yayımlanmayacak. Gerekli alanlar * ile işaretlenmişlerdir