Bölüm Erasmus Koordinatörü olarak atandım, peki beni neler bekliyor?

Her ne kadar uluslararası ofisler Erasmus ve değişim programlarının yürütülmesi için temel sorumlu birim olsa da; akademik birimlerde de bu programların yürütülmesinden sorumlu bir kişi olması gerekmektedir. Akademisyenler genelde bölümde idari görevlerle uğraşmayı çok fazla sevmiyorlar, haksız da sayılmazlar. Zaten ders yükleri fazla olan akademisyenlerin üstünde bir de yükselmek için yayın baskısı olduğunda; idari görevler (üstelik hiçbir getirisi olmayan idari görevler) pek de çekici gelmiyor.

İşte bölüm değişim programları veya Erasmus koordinatörü olmak da bu getirisi olmayan idari görevlerden bir tanesi. Öncelikle şunu belirtmek isterim ki bölüm Erasmus koordinatöründen beklentiler her üniversitede farklı. Kimi bölümlerde biz zaten Türkçe ders yapıyoruz, bizim bölümlerin Erasmusla işi olmaz, seni atayalım ama senden bir beklenti içinde değiliz denirken; kimi üniversitelerde seçilen öğrencilerin karşı üniversitelere isimlerinin bildirilmesi (nominasyon) işlemini bile bölümdeki koordinatörler yapıyor. Dolayısıyla bu konuyla ilgili bilgiyi kendi üniversitenizin Uluslararası Ofisinden almanızda fayda var.

Avrupa’daki bir çok üniversitede Erasmus ve diğer değişim programları fakülteler tarafından organize ediliyor. Oysa, Amerika ve İngiltere gibi Anglo-saxon sisteminde merkezde bir ofis var ve tüm üniversitenin değişim programları tek bir merkezden yürütülüyor. Dolayısıyla, Avrupa Komisyonu tarafından yürütülen Erasmus programı öncesinde, Türk üniversitelerinde de bölüm koordinatörü gibi bir gereksinim yoktu. Zaten anlaşmalar üniversite çapında yapılıyordu ve programlar üniversite çapında yürütülüyordu. Ancak Erasmus programı ile birlikte, Avrupa’daki yapıya uygun olarak, anlaşmalar bölüm/fakülte bazında yapılmaya başlanınca, aynı şekilde seçim ve yerleştirmenin de bölüm bazında yapılması söz konusu oldu. Bu nedenle bölümlerde Erasmus/değişim programı koordinatörü olarak görev yapacak akademisyenlere ihtiyaç duyulmaya başlandı.

Bu kişilerin en temel görevleri şöyle sıralanabilir:

  • Erasmus programı kapsamında yapılan anlaşmalar bölüm bazında yapılmaktadır, dolayısıyla bu anlaşmaların bölümdeki bir sorumlu tarafından gözden geçirilmesi gerekir. Her ne kadar Türkiye’deki bazı üniversitelerde Uluslararası Ofisler katıldıkları fuarlarda bölümlere sormaksızın anlaşma yapma yetkisini kendilerinde görseler de, bu anlaşmaların mutlaka bölüm onayından geçmesi gerekmektedir. Bölüm onayından geçmeden yapılan anlaşmalar, ileride size ders bulamayan veya tanınma sorunu yaşayan öğrenciler olarak geri dönebilir.
  • Anlaşma yapıldıktan sonra, anlaşma kapsamında yerleştirilecek öğrencilerin seçilmesi süreci başlar. Anlaşmalara ve bölüm kontenjanlarına bakarak seçim yerleştirme yapıldığından, burada da Bölüm Erasmus koordinatörünün rolü büyüktür.
  • Öğrencinin gitmeden önce alacağı dersleri seçmesi ve “Learning Agreement – Before the Mobility” denen belgede bunu kayıt altına alması gerekir. Ders seçimini onaylayacak kişi yine Bölüm Erasmus koordinatörüdür. Öğrenci gittiğinde ve ders değiştirmek zorunda kaldığında “Learning Agreement – During the Mobility” belgesini ve öğrenci döndükten sonra “Learning Agreement – After the Mobility” belgesini de yine aynı koordinatörün imzalaması beklenir. Bazen öğrenci yurtdışındayken, bölüm koordinatörü değişir; ancak, öğrencinin mağdur olmaması için, yeni gelen koordinatörün, eskiden var olan koordinatörün onayladığı ders listesine sadık kalması beklenir.
  • Ve bence bölüm Erasmus koordinatörünün en önemli görevi tanınmadır. Belki özellikle Türkiye örneğinde durum böyledir diyebiliriz. Avrupa’da 1987’de başlayan Erasmus programı, Türkiye’de 2004’te başladığından, bizim bölümlerimiz ders tanınması fikrine kolay alışamamıştır. Tanınma ile ilgili ayrıca bir blog yazısı yazmıştım, orada da ifade ettiğim gibi tanınma elbette tek bir kişinin işi ve görevi değildir ancak, Bölüm koordinatörlerinin tanınmadaki rolü büyüktür.

Uluslararası ofisler açısından Bölümdeki akademik koordinatörler ile sağlıklı ilişkilerin kurulmuş olması çok önemlidir. Bu ilişkiyi geliştirmek için aşağıdaki öneriler faydalı olabilir:

  • Bölüm koordinatörlüğü birçok üniversitede gönüllü yürütülmektedir. Bu da koordinatörlerin sıklıkla değişmesine neden olmaktadır. Koordinatörlerin değişirken kendi aralarında bilgi alışverişi yapabilmesi açısından Erasmus ve değişim programları ile ilgili kararların yazılı alınması ve dosyalanması büyük fayda sağlayacaktır. Örneğin bir koordinatör bir öğrenciye bir karar tebliğ etmiş, bir söz vermişse; koordinatör değiştiğinde öğrenci mağdur olmamalıdır. Bu nedenle kararları yazılı almak, imza ile dosyada tutmak fayda sağlayabilir.
  • Yeni atanan koordinatörler için uluslararası ofis tarafından bilgilendirme toplantıları düzenlenmesi faydalı olabilir. Erasmus ve diğer değişim programları ile ilgili kuralların, koordinatörlerden beklentilerin mutlaka ifade edilmesi gerekir.
  • Bilgilendirme toplantısına katılamayan koordinatörler için “koordinatörün görevleri” gibi bir yazılı doküman hazırlanıp verilebilir. El kitabı niteliğinde olacak bu doküman sayesinde bölüm koordinatörü yazılı bir kaynağa dayanarak öğrencilere daha doğru bilgi verecektir. Bunun yanı sıra bölüm koordinatörünün uluslararası ofise telefon, e-mail, yüz yüze görüşme vs. kolayca ulaşıyor olması gerekir.
  • Bölüm Erasmus ve değişim programları koordinatörlerinin hepsinin ve uluslararası ofisin dahil olduğu bir e-posta listesi, soruların ve cevapların paylaşılması açısından büyük fayda sağlayabilir.
  • Bölüm Erasmus koordinatörü, bölüm öğrencilerini ilgilendiren önemli bir karar alıyorsa (örneğin 2.sınıf ilk döneminde tanınma sorunları nedeniyle öğrencilerin değişim programından faydalanmasının daha uygun olacağı gibi) bunu mutlaka bölüm kuruluna da sunmalı, bölümdeki diğer akademisyenleri de haberdar edecek şekilde bölüm kurul kararı almalı ve bu kararları web sayfasında mutlaka ilan etmelidir. Bu şekilde kararların daha adil ve şeffaf olması sağlanabilir.

Elbette uygulamalar üniversiteden üniversiteye farklılık gösterir. Ancak bilinmelidir ki Erasmus vb. programlar eğitim programıdır ve eğiticiler olmadan ofisler eğitim programlarını yürütemezler. Dolayısıyla değişim programları koordinatörleri, değişim programlarının da yapı taşıdır. Koordinatörü daha istekli olan bölümlerin anlaşmaları hem sayıca fazla hem de kaliteli olur, öğrencileri ve hocaları programlar hakkında doğru bilgiye kolayca erişir. Tamamen gönüllülükle yapılan bu görevi hakkıyla yürüten tüm koordinatörlerimize, biz Uluslararası ofis çalışanları da minnettarızJ

 

Bir cevap yazın

E-posta hesabınız yayımlanmayacak. Gerekli alanlar * ile işaretlenmişlerdir