Coronavirüs ve Uluslararası Ofis Çalışanları Kriz Yönetim Süreçleri

Son günlerde, tüm dünyada etkili olan corona virüs salgını tüm sektörlerden tüm çalışanları fazlasıyla meşgul ederken; özellikle yükseköğretim kurumlarında uluslararası ofislerde çalışan personel için ayrı bir önem arz ediyor. Öncelikle söylemem lazım, elbette bu salgın hastalık yüzünden hastalanan, vefat eden herkes için derin bir acı duyuyoruz hepimiz.

Ancak hastalıktan etkilenme potansiyeli olan öğrencilerimizi, personelimizi ve kendimizi (!) korumak için alınacak tedbirler, hastalıkla ilgili duyduğumuz kaygıyı unutturacak derecede etkili oldu benim ve meslektaşlarımın hayatında.

Salgının diğer ülkelerde yayıldığı ve Türkiye’de hiç vaka olmadığı günlerde, iddia ediyorum, salgın hakkında en çok bilgiye sahip ofislerden birisi uluslararası ofislerdi. Bunun ilk ve temel sebebi iş birliği içinde olduğumuz kurumlardan aldığımız sayısız e-posta ile gelen bilgilendirmelerdi. Daha doğru ifade etmek gerekirse bizler salgının büyüklüğünü ve etkilerini, her gün partner üniversitelerimizden onlarca e-posta alarak öğrendik. Bu e-postalarda karşı üniversiteler, eğitime ara verdiklerini, evden çıkmama tedbiri aldıklarını, çevrimiçi eğitim olanaklarını araştırdıklarını anlatıyorlardı. Bizler her ne kadar o ülkelerdeki öğrenci ve personelimiz için endişelensek de durumun ciddiyetini tam olarak anlayamıyorduk.

Öncelikle salgının yayılmaya başlaması ile ilgili ilk tepki salgın olan ülkelerde öğrenci ve personelimiz varsa onların sağlıklı bir şekilde ülkeye dönüşünü nasıl sağlarız diye başladı. Salgın beklenenden hızlı yayılmaya başlayınca, özellikle Avrupa ile iş birliği fazla olan Türkiye gibi ülkelerde, Avrupa’daki öğrencilerin güvenliği gündeme geldi. Öğrencilerden “siz ne tavsiye edersiniz?” mesajları almaya başladık. Biz acaba ne tavsiye etmeliydik? Hemen dönün mü demeliydik, yoksa kalıp durumu gözlemelerini mi istemeliydik? Derken veliler gelmeye başladı, “siz ne tavsiye edersiniz?” diye sordular. Bu durumda tavsiye verecek durumda mıydık acaba? Derken bölümler aramaya başladı, öğrencilerimizden bazıları dönmek istiyor, bazıları ise dönmek istemiyor, “siz ne tavsiye edersiniz?” diye sordular. Bu arada salgın gittikçe yayılıp daha korkunç bir hal aldı, bazı öğrenci ve personel salgın hiç yokmuş gibi davranmaya devam ederken (ben hala İtalya’ya gitmek istiyorum demek gibi); bazıları müthiş bir panik içinde dönmeye çalıştı.

Şu anda Türkiye’de ilk vaka görüleli bir hafta kadar oldu. Bizler, Türkiye Ulusal Ajansı yönlendirmeleriyle, Türkiye’de vaka çıkmadan öğrenci ve personelimize dönmek isterseniz dönebilirsiniz çağrıları yapmaya başladık. Bir grup öğrencimiz ilk çağrıda dönmeyi tercih etti ve bizim yönlendirmelerimizle döndüklerinde 14 gün kuralına uyup kendini izole etti. Ancak öğrencilerimizin çoğu salgının kendi bulundukları şehirde büyük boyutta olmadığı gerekçesiyle beklemeyi tercih etti. Bekledikçe maalesef işler daha da kötü gitti ve uçuşların durdurulmasından önce karar verebilenler dönerken; bir kısmı dönmek istemelerine rağmen orada kaldı. Ben hala gitmek istiyorum diyenlerin sayısı da az değil, onları da gitmemeleri için ikna etmeye çalışıyoruz bu süreçte…

Tüm bu süreçte uluslararası ofisler, bence, tarihlerindeki en zor dönemi yaşadılar:

  • Döner dönmez evrak teslim etmek isteyen veya ben derslerime Türkiye’de nasıl devam edeceğim sorularını sormak isteyen bazı öğrenciler, 14 gün kuralına uymaksızın, ofisleri fiziksel olarak ziyaret ettiler
  • Son uçuş zamanından önce karar veremeyen veya elinde olmayan sebeplerle son uçuşa yetişemeyen öğrenciler, dönmek istemelerine rağmen orada kaldı ve tüm bu süreçte uluslararası ofisler bu öğrencilere danışmanlık yaptı
  • Dönen ve 14 gün kuralına da uyan öğrenciler, Türkiye’de geç kayıt yapma prosedürleri, yaptıkları masrafların nasıl karşılanacağı, Erasmus programına bir sonraki dönem seçime girmeden tekrar gitme vb. tüm soruları için uluslararası ofis danışmanlığına ihtiyaç duydu.
  • Türkiye’ye gelmiş uluslararası öğrencilerimiz üniversitelerin tatil edilmesi ile birlikte gitme/kalma kararları için uluslararası ofis danışmanlığına ihtiyaç duydular. Uçuşlar sona ermeden gidebilenler döndü, kalanların yurtlarda sosyal izolasyon içinde yaşaması için gerekli tedbirleri düşünmek yine bizlere düştü. Gelen öğrencilerden bir kısmı bu tatil süresinde Türkiye turu yapmayı planlarken, onlara durumun önemini ve yurt odasını bile terk etmenin riskli olacağını anlatmak gerekti.
  • Yurtdışında bulunan personeli geri çağırmak, daha önceden yurtdışından davet edilmiş öğretim üyelerini iptal etmek de yine uluslararası ofislerin yürütmesi gereken bir süreç oldu. Farklı proje döneminden farklı programlardan katılımcılar olduğundan kimilerinde iptal ettik, kimilerinde erteleme verebildik ama her hâlükârda tüm masraflar ve zararların tazmini süreci ofislerin önümüzdeki günlerdeki gündem maddesi oldu.
  • Yukarıdakiler bir şekilde fazla çalışarak, gece gündüz hem öğrencilere, hem velilere, hem bölümlere bilgilendirme yapılarak çözülebilen meselelerdi. Ama orada kalmayı tercih eden öğrencilerden kendimizi iyi hissetmiyoruz, test yaptırdık gibi mesajlar almak; ya da son uçuşu kaçırdım, herkes döndü kendimi burada çok yalnız hissediyorum, ailemi özlüyorum diyenlere cevap yazmak sanırım en zoru idi. Hala da eminim hepimiz e-postalarımızı korkuyla açıyoruz, öğrencilerimizle ilgili kötü bir haber duymak istemiyoruz

Bu dönemde uluslararası ofisleri en çok zorlayan mesele aslındaki yukarıdaki danışmanlıkları vermek değil, yukarıdaki prosedürler hakkında yeterli bilgiye sahip olmamaktı. Daha önce de belirttiğim gibi uluslararası ofislerin tarihlerinde böyle bir olay yaşanmadığı için, bizler uluslararası ofis çalışanı olarak ne kadar deneyimli olursak olalım, insan sağlığını doğrudan etkileyecek bir bilinmezlik içinde kendimiz ve katılımcılarımız için karar almakta çok zorlandık. Normal bir “kriz çözme becerisi”nin yetmediği zamanlardı yaşadıklarımız, hala da yaşamaya devam ediyoruz.

Tüm bu süreçte şunu söyleyebilirim ki, dönemini tamamlamadan dönmek zorunda kalan Erasmus öğrencilerinin doğru yönlendirilmesi çok önemliydi. Ve ben biliyorum ki uluslararası ofisler bu süreçte çok önemli bir farkındalık yayılmasını sağladı. Üniversitenin bir çok birimi uluslararası ofislerden bu işin ciddiyetini öğrendi. Özellikle öğrencilerin 14 gün geçmeden kampuse, yurtlara ve diğer sosyal ortamlara girmemesi konusunda uluslararası ofisler tarafından yapılan uyarıların önemi büyüktü.

Bu süreçten öğrendiğimiz en önemli ders bence uluslararası ofislerden hem partner üniversitelerle iletişimini güçlü tutan ve böylece diğer ülkelerdeki gelişmeleri yakından takip edebilenler ile Türkiye’deki önlemleri dikkatle takip edip öğrencileri/personeli bu gelişmelerden bilgilendirebilenler daha iyi danışmanlık hizmeti verebildiler. Ancak yoğun psikolojik baskı altında bu süreci sağlıklı yürütmek de hiç kolay olmadı. Sonuçta tüm bu krize yol açan bir hastalıktı ve bu ağır kriz sürecinde danışmanlık yapmak için hiçbirimiz hazır değildik.

Bu süreçte kesinlikle meslektaşlar arasında bir iletişim ağının ne kadar önemli olduğunu bir kez daha anladım. Meslektaşlarla olan whatsup/e-posta gruplarında herkes birbirine sorular sordu. Birlikte çözüm üretmeye çalıştık. Türkiye Ulusal Ajansı da bu süreçte uluslararası ofislerle beraber gece gündüz fazla mesai yaparak süreçleri netleştirmeye ve kolaylaştırmaya çalıştı. Fakat bazı kararların ulusal düzeyde değil üniversite düzeyinde hatta öğrenci düzeyinde verilmesi gerekiyordu ve bu dönemde meslektaş dayanışması çok büyük fayda sağladı.

Ben bu blogu yazmaya başladığım ilk günden beri, uluslararası ofis çalışanı olmanın mesleki ilkelerinin belirlenmesi ve birliğini sağlayacak yapıların kurulmasını çok önemsiyorum. Geçirmekte olduğumuz krizde de bu birlikteliğin ne kadar önemli olduğunu, bizi ancak birbirimizin anladığını gördüm. Bu nedenle şu zor günleri geçirir geçirmez daha çok bilgi paylaşımı yapabilmek için neler yapabileceğimizi sizlerle daha çok konuşmak istiyorum.

Umuyorum hem dünyada hem ülkemizde her şey en kısa zamanda normale döner….

10 Replies to “Coronavirüs ve Uluslararası Ofis Çalışanları Kriz Yönetim Süreçleri”

  1. Çok doğru tespitler Betül Hanım,
    Emekleriniz için teşekkür ederiz. Belirttiğiniz gibi, meslek grubu dayanışması çok önemli ve kriz dönemlerinde daha da anlam kazanıyor. Hepimiz, birbirimizin deneyimleriyle çok daha hızlı yol alıyoruz.

    1. Onur bey, uluslararası ofis çalışanlarının meslek grubu dayanışması diye çok iyi belirtmişsiniz. Tam olarak ihtiyacımız olan şeyin bu olduğuna inanıyorum, en zor günleri yaşadığımız şu günlerde bile birbirimize destek olarak yükümüzü hafifletiyoruz.

  2. Betül hanım,
    Kaleminize sağlık.
    Bütün tablo netleşip sonuçlandığında daha geniş bir analiz ihtiyaci olduğu muhakkak.
    Bütün dünya, birlikte yaşadığı sorunu birlikte öğrenip aşıyor; çok boyutlu küresel bir sorun olarak Corona 19’un çok öğretici olacağını kabul etmeliyiz.
    Saygılarımla

    1. Kenan bey, nazik cevabınız icin tesekkur ederim. kesinlikle bu süreç hem kişisel hem mesleki hepimiziçin çok öğretici oldu, en kısa zamanda sona ermesi dileğiyle…

  3. Sevgili Betül Hocam,
    Bu olağanüstü süreçte, bu kadar kısa süre içinde, yaşadıklarımızı, yaşamaya devam ettiklerimizi, tüm çaresizliklerimizi, kaygılarımızı, krizlerimizi, elimizden geleni, gelmeyeni, kısaca herşeyi, ama eksiksiz herşeyi, birebir anlatmış, hepimize tercüman olmuşsunuz. Yazıyı duvarıma asasım geldi.
    En kısa zamanda normale dönebilmek dileğiyle…

    1. Demet hanım, aynı şeyleri yaşıyoruz, aynı sorunlarla uğraşıyoruz, eğer hislerinize tercüman olabildiysem ne mutlu bana,
      En kısa zamanda normale dönebilme temenninize en içten dileklerimle katılıyorum…

  4. Betül Hanım, bu zorlu süreci ve yaşadığımız tüm sıkıntıları en ufak detayına kadar anlatan harika bir yazı yazmışsınız. Ellerinize sağlık…

  5. Betül Hocam, elinize, kaleminize sağlık!
    Öncelikle böyle bir blog oluşturduğunuz için tebrik ve teşekkür ediyorum. Hepimizin zaman zaman zorlandığı bilgiye ihtiyaç duyduğu konular oluyor. Ne kadar deneyimli olsak da ilk kez karşılaştığımız durumlar hep mevcut olup, nasıl bir uygulama yapmalıyız diye kafa yorduğumuz destek, görüş ve bilgi beklediğimiz anlarda bu platformun bizlere yardımcı olacağı çok açık. Tekrar teşekkür ediyorum.
    COVID19 salgını yüzünden ofislerimizin yaşadığı süreci oldukça iyi özetlemişsiniz, özellikle dönmemiş olan ve şuan yurt dışında bulunan öğrencilerimiz için tüm uyarılarımız ve takibimize rağmen endişe içerisindeyiz.
    Bu süreci kısa sürede hep birlikte sağlıkla atlatmayı, ofislerimizin olağan işleyişine ve normal yaşantımıza dönmemizi temenni ediyorum.
    İyi çalışmalar diliyorum.
    Dr. Özgür Tarhan
    UİO Koordinatörü
    Uşak Üniversitesi

    1. Özgür bey merhaba,
      Nazik cevabınız için öncelikle çok teşekkür ederim. Birbirimizden daha çok öğreneceğimiz bir platform yaratmak kesinlikle şart, ama nasıl yapılabilir bunu hep beraber bulacağız.
      İnşallah bu sorun aşıldıktan sonra, sağlıklı günlerde bunlar üzerine hep beraber kafa yoralım,

Bir cevap yazın

E-posta hesabınız yayımlanmayacak. Gerekli alanlar * ile işaretlenmişlerdir