Coronavirüs ve Uluslararası Ofis Çalışanları Kriz Yönetim Süreçleri

Son günlerde, tüm dünyada etkili olan corona virüs salgını tüm sektörlerden tüm çalışanları fazlasıyla meşgul ederken; özellikle yükseköğretim kurumlarında uluslararası ofislerde çalışan personel için ayrı bir önem arz ediyor. Öncelikle söylemem lazım, elbette bu salgın hastalık yüzünden hastalanan, vefat eden herkes için derin bir acı duyuyoruz hepimiz.

Ancak hastalıktan etkilenme potansiyeli olan öğrencilerimizi, personelimizi ve kendimizi (!) korumak için alınacak tedbirler, hastalıkla ilgili duyduğumuz kaygıyı unutturacak derecede etkili oldu benim ve meslektaşlarımın hayatında.

Salgının diğer ülkelerde yayıldığı ve Türkiye’de hiç vaka olmadığı günlerde, iddia ediyorum, salgın hakkında en çok bilgiye sahip ofislerden birisi uluslararası ofislerdi. Bunun ilk ve temel sebebi iş birliği içinde olduğumuz kurumlardan aldığımız sayısız e-posta ile gelen bilgilendirmelerdi. Daha doğru ifade etmek gerekirse bizler salgının büyüklüğünü ve etkilerini, her gün partner üniversitelerimizden onlarca e-posta alarak öğrendik. Bu e-postalarda karşı üniversiteler, eğitime ara verdiklerini, evden çıkmama tedbiri aldıklarını, çevrimiçi eğitim olanaklarını araştırdıklarını anlatıyorlardı. Bizler her ne kadar o ülkelerdeki öğrenci ve personelimiz için endişelensek de durumun ciddiyetini tam olarak anlayamıyorduk.

Öncelikle salgının yayılmaya başlaması ile ilgili ilk tepki salgın olan ülkelerde öğrenci ve personelimiz varsa onların sağlıklı bir şekilde ülkeye dönüşünü nasıl sağlarız diye başladı. Salgın beklenenden hızlı yayılmaya başlayınca, özellikle Avrupa ile iş birliği fazla olan Türkiye gibi ülkelerde, Avrupa’daki öğrencilerin güvenliği gündeme geldi. Öğrencilerden “siz ne tavsiye edersiniz?” mesajları almaya başladık. Biz acaba ne tavsiye etmeliydik? Hemen dönün mü demeliydik, yoksa kalıp durumu gözlemelerini mi istemeliydik? Derken veliler gelmeye başladı, “siz ne tavsiye edersiniz?” diye sordular. Bu durumda tavsiye verecek durumda mıydık acaba? Derken bölümler aramaya başladı, öğrencilerimizden bazıları dönmek istiyor, bazıları ise dönmek istemiyor, “siz ne tavsiye edersiniz?” diye sordular. Bu arada salgın gittikçe yayılıp daha korkunç bir hal aldı, bazı öğrenci ve personel salgın hiç yokmuş gibi davranmaya devam ederken (ben hala İtalya’ya gitmek istiyorum demek gibi); bazıları müthiş bir panik içinde dönmeye çalıştı.

Şu anda Türkiye’de ilk vaka görüleli bir hafta kadar oldu. Bizler, Türkiye Ulusal Ajansı yönlendirmeleriyle, Türkiye’de vaka çıkmadan öğrenci ve personelimize dönmek isterseniz dönebilirsiniz çağrıları yapmaya başladık. Bir grup öğrencimiz ilk çağrıda dönmeyi tercih etti ve bizim yönlendirmelerimizle döndüklerinde 14 gün kuralına uyup kendini izole etti. Ancak öğrencilerimizin çoğu salgının kendi bulundukları şehirde büyük boyutta olmadığı gerekçesiyle beklemeyi tercih etti. Bekledikçe maalesef işler daha da kötü gitti ve uçuşların durdurulmasından önce karar verebilenler dönerken; bir kısmı dönmek istemelerine rağmen orada kaldı. Ben hala gitmek istiyorum diyenlerin sayısı da az değil, onları da gitmemeleri için ikna etmeye çalışıyoruz bu süreçte…

Tüm bu süreçte uluslararası ofisler, bence, tarihlerindeki en zor dönemi yaşadılar:

  • Döner dönmez evrak teslim etmek isteyen veya ben derslerime Türkiye’de nasıl devam edeceğim sorularını sormak isteyen bazı öğrenciler, 14 gün kuralına uymaksızın, ofisleri fiziksel olarak ziyaret ettiler
  • Son uçuş zamanından önce karar veremeyen veya elinde olmayan sebeplerle son uçuşa yetişemeyen öğrenciler, dönmek istemelerine rağmen orada kaldı ve tüm bu süreçte uluslararası ofisler bu öğrencilere danışmanlık yaptı
  • Dönen ve 14 gün kuralına da uyan öğrenciler, Türkiye’de geç kayıt yapma prosedürleri, yaptıkları masrafların nasıl karşılanacağı, Erasmus programına bir sonraki dönem seçime girmeden tekrar gitme vb. tüm soruları için uluslararası ofis danışmanlığına ihtiyaç duydu.
  • Türkiye’ye gelmiş uluslararası öğrencilerimiz üniversitelerin tatil edilmesi ile birlikte gitme/kalma kararları için uluslararası ofis danışmanlığına ihtiyaç duydular. Uçuşlar sona ermeden gidebilenler döndü, kalanların yurtlarda sosyal izolasyon içinde yaşaması için gerekli tedbirleri düşünmek yine bizlere düştü. Gelen öğrencilerden bir kısmı bu tatil süresinde Türkiye turu yapmayı planlarken, onlara durumun önemini ve yurt odasını bile terk etmenin riskli olacağını anlatmak gerekti.
  • Yurtdışında bulunan personeli geri çağırmak, daha önceden yurtdışından davet edilmiş öğretim üyelerini iptal etmek de yine uluslararası ofislerin yürütmesi gereken bir süreç oldu. Farklı proje döneminden farklı programlardan katılımcılar olduğundan kimilerinde iptal ettik, kimilerinde erteleme verebildik ama her hâlükârda tüm masraflar ve zararların tazmini süreci ofislerin önümüzdeki günlerdeki gündem maddesi oldu.
  • Yukarıdakiler bir şekilde fazla çalışarak, gece gündüz hem öğrencilere, hem velilere, hem bölümlere bilgilendirme yapılarak çözülebilen meselelerdi. Ama orada kalmayı tercih eden öğrencilerden kendimizi iyi hissetmiyoruz, test yaptırdık gibi mesajlar almak; ya da son uçuşu kaçırdım, herkes döndü kendimi burada çok yalnız hissediyorum, ailemi özlüyorum diyenlere cevap yazmak sanırım en zoru idi. Hala da eminim hepimiz e-postalarımızı korkuyla açıyoruz, öğrencilerimizle ilgili kötü bir haber duymak istemiyoruz

Bu dönemde uluslararası ofisleri en çok zorlayan mesele aslındaki yukarıdaki danışmanlıkları vermek değil, yukarıdaki prosedürler hakkında yeterli bilgiye sahip olmamaktı. Daha önce de belirttiğim gibi uluslararası ofislerin tarihlerinde böyle bir olay yaşanmadığı için, bizler uluslararası ofis çalışanı olarak ne kadar deneyimli olursak olalım, insan sağlığını doğrudan etkileyecek bir bilinmezlik içinde kendimiz ve katılımcılarımız için karar almakta çok zorlandık. Normal bir “kriz çözme becerisi”nin yetmediği zamanlardı yaşadıklarımız, hala da yaşamaya devam ediyoruz.

Tüm bu süreçte şunu söyleyebilirim ki, dönemini tamamlamadan dönmek zorunda kalan Erasmus öğrencilerinin doğru yönlendirilmesi çok önemliydi. Ve ben biliyorum ki uluslararası ofisler bu süreçte çok önemli bir farkındalık yayılmasını sağladı. Üniversitenin bir çok birimi uluslararası ofislerden bu işin ciddiyetini öğrendi. Özellikle öğrencilerin 14 gün geçmeden kampuse, yurtlara ve diğer sosyal ortamlara girmemesi konusunda uluslararası ofisler tarafından yapılan uyarıların önemi büyüktü.

Bu süreçten öğrendiğimiz en önemli ders bence uluslararası ofislerden hem partner üniversitelerle iletişimini güçlü tutan ve böylece diğer ülkelerdeki gelişmeleri yakından takip edebilenler ile Türkiye’deki önlemleri dikkatle takip edip öğrencileri/personeli bu gelişmelerden bilgilendirebilenler daha iyi danışmanlık hizmeti verebildiler. Ancak yoğun psikolojik baskı altında bu süreci sağlıklı yürütmek de hiç kolay olmadı. Sonuçta tüm bu krize yol açan bir hastalıktı ve bu ağır kriz sürecinde danışmanlık yapmak için hiçbirimiz hazır değildik.

Bu süreçte kesinlikle meslektaşlar arasında bir iletişim ağının ne kadar önemli olduğunu bir kez daha anladım. Meslektaşlarla olan whatsup/e-posta gruplarında herkes birbirine sorular sordu. Birlikte çözüm üretmeye çalıştık. Türkiye Ulusal Ajansı da bu süreçte uluslararası ofislerle beraber gece gündüz fazla mesai yaparak süreçleri netleştirmeye ve kolaylaştırmaya çalıştı. Fakat bazı kararların ulusal düzeyde değil üniversite düzeyinde hatta öğrenci düzeyinde verilmesi gerekiyordu ve bu dönemde meslektaş dayanışması çok büyük fayda sağladı.

Ben bu blogu yazmaya başladığım ilk günden beri, uluslararası ofis çalışanı olmanın mesleki ilkelerinin belirlenmesi ve birliğini sağlayacak yapıların kurulmasını çok önemsiyorum. Geçirmekte olduğumuz krizde de bu birlikteliğin ne kadar önemli olduğunu, bizi ancak birbirimizin anladığını gördüm. Bu nedenle şu zor günleri geçirir geçirmez daha çok bilgi paylaşımı yapabilmek için neler yapabileceğimizi sizlerle daha çok konuşmak istiyorum.

Umuyorum hem dünyada hem ülkemizde her şey en kısa zamanda normale döner….

Bölüm Erasmus Koordinatörü olarak atandım, peki beni neler bekliyor?

Her ne kadar uluslararası ofisler Erasmus ve değişim programlarının yürütülmesi için temel sorumlu birim olsa da; akademik birimlerde de bu programların yürütülmesinden sorumlu bir kişi olması gerekmektedir. Akademisyenler genelde bölümde idari görevlerle uğraşmayı çok fazla sevmiyorlar, haksız da sayılmazlar. Zaten ders yükleri fazla olan akademisyenlerin üstünde bir de yükselmek için yayın baskısı olduğunda; idari görevler (üstelik hiçbir getirisi olmayan idari görevler) pek de çekici gelmiyor.

İşte bölüm değişim programları veya Erasmus koordinatörü olmak da bu getirisi olmayan idari görevlerden bir tanesi. Öncelikle şunu belirtmek isterim ki bölüm Erasmus koordinatöründen beklentiler her üniversitede farklı. Kimi bölümlerde biz zaten Türkçe ders yapıyoruz, bizim bölümlerin Erasmusla işi olmaz, seni atayalım ama senden bir beklenti içinde değiliz denirken; kimi üniversitelerde seçilen öğrencilerin karşı üniversitelere isimlerinin bildirilmesi (nominasyon) işlemini bile bölümdeki koordinatörler yapıyor. Dolayısıyla bu konuyla ilgili bilgiyi kendi üniversitenizin Uluslararası Ofisinden almanızda fayda var.

Avrupa’daki bir çok üniversitede Erasmus ve diğer değişim programları fakülteler tarafından organize ediliyor. Oysa, Amerika ve İngiltere gibi Anglo-saxon sisteminde merkezde bir ofis var ve tüm üniversitenin değişim programları tek bir merkezden yürütülüyor. Dolayısıyla, Avrupa Komisyonu tarafından yürütülen Erasmus programı öncesinde, Türk üniversitelerinde de bölüm koordinatörü gibi bir gereksinim yoktu. Zaten anlaşmalar üniversite çapında yapılıyordu ve programlar üniversite çapında yürütülüyordu. Ancak Erasmus programı ile birlikte, Avrupa’daki yapıya uygun olarak, anlaşmalar bölüm/fakülte bazında yapılmaya başlanınca, aynı şekilde seçim ve yerleştirmenin de bölüm bazında yapılması söz konusu oldu. Bu nedenle bölümlerde Erasmus/değişim programı koordinatörü olarak görev yapacak akademisyenlere ihtiyaç duyulmaya başlandı.

Bu kişilerin en temel görevleri şöyle sıralanabilir:

  • Erasmus programı kapsamında yapılan anlaşmalar bölüm bazında yapılmaktadır, dolayısıyla bu anlaşmaların bölümdeki bir sorumlu tarafından gözden geçirilmesi gerekir. Her ne kadar Türkiye’deki bazı üniversitelerde Uluslararası Ofisler katıldıkları fuarlarda bölümlere sormaksızın anlaşma yapma yetkisini kendilerinde görseler de, bu anlaşmaların mutlaka bölüm onayından geçmesi gerekmektedir. Bölüm onayından geçmeden yapılan anlaşmalar, ileride size ders bulamayan veya tanınma sorunu yaşayan öğrenciler olarak geri dönebilir.
  • Anlaşma yapıldıktan sonra, anlaşma kapsamında yerleştirilecek öğrencilerin seçilmesi süreci başlar. Anlaşmalara ve bölüm kontenjanlarına bakarak seçim yerleştirme yapıldığından, burada da Bölüm Erasmus koordinatörünün rolü büyüktür.
  • Öğrencinin gitmeden önce alacağı dersleri seçmesi ve “Learning Agreement – Before the Mobility” denen belgede bunu kayıt altına alması gerekir. Ders seçimini onaylayacak kişi yine Bölüm Erasmus koordinatörüdür. Öğrenci gittiğinde ve ders değiştirmek zorunda kaldığında “Learning Agreement – During the Mobility” belgesini ve öğrenci döndükten sonra “Learning Agreement – After the Mobility” belgesini de yine aynı koordinatörün imzalaması beklenir. Bazen öğrenci yurtdışındayken, bölüm koordinatörü değişir; ancak, öğrencinin mağdur olmaması için, yeni gelen koordinatörün, eskiden var olan koordinatörün onayladığı ders listesine sadık kalması beklenir.
  • Ve bence bölüm Erasmus koordinatörünün en önemli görevi tanınmadır. Belki özellikle Türkiye örneğinde durum böyledir diyebiliriz. Avrupa’da 1987’de başlayan Erasmus programı, Türkiye’de 2004’te başladığından, bizim bölümlerimiz ders tanınması fikrine kolay alışamamıştır. Tanınma ile ilgili ayrıca bir blog yazısı yazmıştım, orada da ifade ettiğim gibi tanınma elbette tek bir kişinin işi ve görevi değildir ancak, Bölüm koordinatörlerinin tanınmadaki rolü büyüktür.

Uluslararası ofisler açısından Bölümdeki akademik koordinatörler ile sağlıklı ilişkilerin kurulmuş olması çok önemlidir. Bu ilişkiyi geliştirmek için aşağıdaki öneriler faydalı olabilir:

  • Bölüm koordinatörlüğü birçok üniversitede gönüllü yürütülmektedir. Bu da koordinatörlerin sıklıkla değişmesine neden olmaktadır. Koordinatörlerin değişirken kendi aralarında bilgi alışverişi yapabilmesi açısından Erasmus ve değişim programları ile ilgili kararların yazılı alınması ve dosyalanması büyük fayda sağlayacaktır. Örneğin bir koordinatör bir öğrenciye bir karar tebliğ etmiş, bir söz vermişse; koordinatör değiştiğinde öğrenci mağdur olmamalıdır. Bu nedenle kararları yazılı almak, imza ile dosyada tutmak fayda sağlayabilir.
  • Yeni atanan koordinatörler için uluslararası ofis tarafından bilgilendirme toplantıları düzenlenmesi faydalı olabilir. Erasmus ve diğer değişim programları ile ilgili kuralların, koordinatörlerden beklentilerin mutlaka ifade edilmesi gerekir.
  • Bilgilendirme toplantısına katılamayan koordinatörler için “koordinatörün görevleri” gibi bir yazılı doküman hazırlanıp verilebilir. El kitabı niteliğinde olacak bu doküman sayesinde bölüm koordinatörü yazılı bir kaynağa dayanarak öğrencilere daha doğru bilgi verecektir. Bunun yanı sıra bölüm koordinatörünün uluslararası ofise telefon, e-mail, yüz yüze görüşme vs. kolayca ulaşıyor olması gerekir.
  • Bölüm Erasmus ve değişim programları koordinatörlerinin hepsinin ve uluslararası ofisin dahil olduğu bir e-posta listesi, soruların ve cevapların paylaşılması açısından büyük fayda sağlayabilir.
  • Bölüm Erasmus koordinatörü, bölüm öğrencilerini ilgilendiren önemli bir karar alıyorsa (örneğin 2.sınıf ilk döneminde tanınma sorunları nedeniyle öğrencilerin değişim programından faydalanmasının daha uygun olacağı gibi) bunu mutlaka bölüm kuruluna da sunmalı, bölümdeki diğer akademisyenleri de haberdar edecek şekilde bölüm kurul kararı almalı ve bu kararları web sayfasında mutlaka ilan etmelidir. Bu şekilde kararların daha adil ve şeffaf olması sağlanabilir.

Elbette uygulamalar üniversiteden üniversiteye farklılık gösterir. Ancak bilinmelidir ki Erasmus vb. programlar eğitim programıdır ve eğiticiler olmadan ofisler eğitim programlarını yürütemezler. Dolayısıyla değişim programları koordinatörleri, değişim programlarının da yapı taşıdır. Koordinatörü daha istekli olan bölümlerin anlaşmaları hem sayıca fazla hem de kaliteli olur, öğrencileri ve hocaları programlar hakkında doğru bilgiye kolayca erişir. Tamamen gönüllülükle yapılan bu görevi hakkıyla yürüten tüm koordinatörlerimize, biz Uluslararası ofis çalışanları da minnettarızJ

 

Uluslararasılaşma: Evde mi alırsınız, paket mi yaptıralım?

Türkçeye “Evde uluslararasılaşma” diye çevirilmiş bu kavram, Avurpa’da “Internationalization at Home”, Amerika’da ise kampüs üniversitelerinin varlığı sebebiyle “Campus Internationalization” olarak kullanılmaktadır. 2000’lerin başında ilk olarak ortaya çıkan bu kavram, 2013 yılından itibaren Avrupa Komisyonu vizyonuna da eklenmiştir.

Tanımı

Evde uluslararasılaşmanın en yaygın ve güncel tanımı şu şekildedir:

«Internationalization at Home is the purposeful integration of international and intercultural dimensions into the formal & informal curriculum  for all students within domestic learning environments»[1]

Bu tanımda dikkat etmek gereken en önemli nokta, uluslararası unsurları rastgele dahil etme değil, kasıtlı ve planlı olarak uygulama gerekliliğidir. Yani uluslararasılaşmanın diğer alanlarında olduğu gibi burada da planlı bir yaklaşım gerekmektedir. Bunun yanı sıra sadece uluslararası değil; kültürlerarası beceriler de evde uluslararasılaşmanın önemli bir parçasını oluşturmaktadır. Aşağıda da ayrıntıları belirtileceği gibi “ev” ve “uluslararasılaşma” yan yana biraz alakasız gibi dursalar da; kültürlerarası beceriler eklendiğinde çok daha anlamlı bir hal almaktadır. Tanımda dikkat edilmesi gereken diğer önemli konular ise uluslararasılaşmanın sadece hareketliliğe katılmış öğrencilere değil, üniversitenin tüm öğrencilerine ulaşması; hem resmi hem de resmi olmayan müfredatı kapsaması ve öğrencilerin kendi öğrenme ortamlarında gerçekleşmesi gerekliliğidir.

Neden gerek duyuldu?

Evde uluslararasılaşma kavramına neden gereksinim duyulduğu iki farklı bakış açısıyla anlatılabilir. İlk olarak “Avrupa Komisyonu’nun öğrencilerin %10’u hareketliliğe katılacak hedefi” başarısız oldu. Bildiğiniz gibi hareketlilik sayılarında öğrencilerinin %10’u bu programdan yararlanan üniversite sayısı oldukça az. Böylece, hareketliliğe katılan öğrenciler azınlıkta kaldı.

“Uluslararasılaşmayı nasıl yaygınlaştırabiliriz? “Hareketliliğe katılmayan çoğunluğun kültürlerarası ve uluslararası deneyim kazanması için ne yapacağız?” “Bu öğrencilerin diğer ülkeler ve diğer kültürlerdeki insanlar hakkında daha iyi bir anlayış geliştirmelerini ve küresel toplumda çok kültürlü hayata adapte olmalarını nasıl sağlayacağız?” “Onlar gidemiyorsa, biz dünyayı onlara nasıl getireceğiz?” sorularından hareketle evde uluslararasılaşma kavramı yaygınlaşmaya başladı.

İkinci olarak ise küresel ve neo-liberal politikaların etkisiyle, iş bulabilme rekabeti ve uluslararası deneyime ihtiyaç arttı. Bu nedenle, öğrencilerin ve paydaşların talebi de uluslararası imkanları fazla olan üniversiteleri tercih etme yönünde olmaya başladı. Özellikle vakıf üniversitelerinde çalışan meslektaşlarım bilirler, tercih dönemlerinde uluslararasılaşma başvuran öğrencilerin önemli bir sorusu haline geldi.  Bunun yanı sıra, üniversiteler de kurumsal uluslararası bir profil çizme ve uluslararası öğrenci çekme yarışı içine girdiler ve evde uluslararasılaşma bunun için önemli bir araç haline geldi.

Evde uluslararasılaşmayı nasıl sağlayacağız?

Aslında pek çok şey söylenebilir ama temel olarak üç maddede özetlemek mümkün:

Resmi müfredatta uluslararasılaşma

Resmi müfredat, öğrencilerin, öğrenim gördükleri program kapsamında almak zorunda oldukları sıralı, planlı dersler, aktiviteler ve deneyimlerdir. Resmi müfredatın uluslararasılaşması için temel öneriler ders içeriklerine uluslararası ve kültürlerarası boyutların entegre edilmesi, uluslararası içerikli programların oluşturulması (international business gibi), kültürlerarası becerileri geliştirecek öğrenme ve öğretme ortamlarının oluşturulması, yabancı dil eğitiminin güçlendirilmesi, bölge çalışmalarının arttırılması vb. girişimlerdir. Bunun gerçekleşmesi için kesinlikle bu konuda deneyimli akademisyenlere ihtiyacımız var.

Resmi olmayan müfredatta uluslararasılaşma

Resmi olmayan müfredat, üniversite tarafından düzenlenen, ancak resmi müfredatın parçası olmayan ve öğrencilerin not almadığı ama yeni bir şeyler öğrenebildiği çeşitli destek hizmetleri, sosyal aktivitelerdir. Bunun sağlanabilmesi için kampüste uluslararası bir ortam yaratılması, uluslararası öğrencilerin ve öğretim üyelerinin üniversite yaşamına entegre edilmesi, tüm öğrencilerine etkileşimde bulunabileceği sosyal ortamlar yaratılması gibi girişimler gerçekleştirilebilir. Bunu gerçekleştirebilmek için bu konuda becerileri gelişmiş idari personele ve uluslararası ofis çalışanlarının bu konuda vizyon sahibi olmasına ihtiyacımız var.

Yönetim düzeyinde benimseme

Üst yönetim düzeyinde kurumsal politikanın ve stratejik hedeflerin belirlenmesi; uluslararası ofislerin yönetimdeki yapılarının bunu uygulayacak şekilde güçlendirilmesi çok önemlidir. Bunu gerçekleştirebilmek için uluslararasılaşma konusuna öncelik veren üniversite yöneticilerine ve liderlerine ihtiyacımız var.

Önündeki engeller nedir?

Fikir olarak uygulaması kolay görünse de, uygulamada ortaya çıkan bir çok engel bulunmaktadır.

  • Bu konuda politika geliştirmek için üst yönetim başta olmak üzere, tüm paydaşların bir araya gelmesi ve kurumsal bir vizyon belirlenmesi süreci oldukça zordur. Kurumsal vizyon olmadığında, dekanlık veya bölüm başkanlığı düzeyinde keyfi uygulamalar nedeniyle sekteye uğramaktadır.
  • Resmi müfredat değişikliklerine birçok üniversite yönetimi ve akademisyen yanaşmamaktadır. Oysa müfredatın uluslararasılaşması konusunda akademisyenlerin desteği olmadan gerçekleştirmek mümkün değildir. “İyi mühendis/doktor/öğretmen olması için alması gereken dersler belli, kültürlerarası iletişim dersi de neymiş” diyen dirençli akademisyenler mücadele etmek gerekmektedirJ
  • Bazı üniversiteler sadece derslerin dilini İngilizce yaparak evde uluslararasılaşmayı sağladıklarını iddia etmektedir ancak öğrenim çıktıları uluslararasılaşmadıkça, amaca ulaşılmış sayılamaz.
  • Uygulamak isteyen, fikri benimseyen ancak kültürlerarası iletişim kuracak eğitime ve beceriye sahip olmayan akademisyenler ve idari personel bulunmaktadır.
  • Evde değil hareketliliğe katılmasına rağmen hala başka kültürlere önyargıyla bakan, kültürlerarası iletişim becerileri geliştiremeyen öğrenci ve personel bulunmaktadır. Kültürlerarası iletişim becerileri geliştirebilseler bile üniversitelerine döndüklerine deneyim ve bilgi paylaşımı oldukça kısıtlıdır.

Bu engelleri aşmak için neler yapılabilir?

  • Üniversiteler üstü politika geliştirme

Yüksek Öğretim Kurulu tarafından bununla ilgili çalışmalar yapılması ve strateji geliştirilmesi ve fon sağlanması oldukça önemlidir. Her fırsatta gelen öğrenci sayısını arttırmak isteyen üniversite üstü kuruluşlar, kendi üniversitelerimiz yerel kaldıkça gelen öğrenci sayısının da kendiliğinden artmayacağını kabul etmeliler.

«Internationalization at home» is very much a matter for the individual higher education institution. However, a university does not exist in a vacuum. The extent to which it can hope to internationalize itself is therefore also influenced by forces which originate from outside of its walls»[2]

  • Üniversitelerde politika geliştirilmesi

Üniversitelerin bu konu ile ilgili açık bir vizyon belirlemesi –  KURUMSAL POLİTİKA oluşturulması çok önemlidir. Stratejik planda görünürlüğünü sağlamak çok önemlidir ve daha önemlisi tüm paydaşların bu stratejiden haberdar olması çok önemlidir. Bu stratejiyi başarıyla yürüten Avrupa üniversitelerinden örnek almak iyi bir yöntem olabilir.

  • İşbölümü ve işbirliği

Üst yönetim politika geliştirmekten, gündemi belirleme ve uygulamadan; akademik personel öğrenme ve öğretme süreçlerinin uluslarasılaştırılmasından; idari personel ve uluslararası ofis ise uluslararası öğrencilerin ve personelin ihtiyaçları doğrultusunda destek servislerinin sağlanmasından sorumlu olmalıdır. Ancak bu iş bölümü ile başarılı bir sonuç elde edilebilir.

  • Kültürlerarası iletişim becerileri

Bizim hem uluslararası ilişkiler ve yabancı kültürler hakkında doğru bilgi veren derslere, hem de öğrencilerimizi başka kültürlerden insanlarla çalışmaya, onları anlamaya hatta onlarla empati kurmaya motive etmemiz ve bundan korkmamalarını sağlamamız gerekiyor. Tek-kültür bakış açısıyla eğitim almış insanlar eğitim almadan bunu başaramayabilirler. Bu nedenle, öğrencilere, akademik ve idari personele «kültürlerarası iletişim» gibi eğitimler verilmesi gerekmektedir.

  • Dil eğitimi

Dil eğitimi denince iki boyutlu düşünmek gerekmektedir. İngilizce sunulan ders sayısının artması hem gelen öğrencilerin akademik deneyimini iyileştirebilir hem de yerel öğrencilerin akademik dil becerilerini geliştirebilir. Öğrencilerin dil becerisi kazanması evde uluslararasılaşmadan da daha fazla fayda sağlamasını sağlayacaktır. Ancak akademik olmayan ortamlarda da dil kullanımı evde uluslararasılaşmada çok önemli bir boyuttur. TANDEM gibi müfredat dışı dil etkinlikleri de mutlaka desteklenmelidir.

  • Gelen öğrenciler için sunulan hizmetler

Yukarıda da belirttiğimiz gibi biz üniversitelerimize gelen uluslararası öğrencilere nasıl imkanlar sunuyoruz diye dönüp mutlaka kendimize bir bakmamız gerekiyor. Üniversite içinde tabelalarımız, yönlendirmelerimiz, duyurularımız, afişlerimiz, idari personel ile iletişim gibi bir çok konuda uluslararası öğrencilerin sorun yaşadığını biliyoruz. Evde uluslararasılaşmak istiyorsak, gelen öğrenci ve personel için uygulamalarımızı mutlaka iyileştirmemiz gerekiyor.

  • Deneyim paylaşımı

Hareketliliğe katılan öğrenci ve personel sayısı azınlıkta olsa bile onların edindikleri deneyimi döndüklerinde paylaşmaları için yeterli imkan sunabiliyor muyuz? Giden öğrenciler için yapılan royantasyon toplantılarına davet ediyoruz belki ama hareketlilik için hiç imkanı olmayacak öğrencilere ulaşamıyor bu deneyimler.

  • Akademik yaşam

Şöyle özetleyeyim:

«Although it is very important for an institution to have a well-organised and well-financed system for internationalization in place, it is the lecturer who is the core player in the process»[3]

Yukarıda da söylediğim gibi, evde uluslararasılaşmanın en önemli kısmı resmi müfredatın ve sınıf içi ortamın uluslararasılaşması. Bunun için de şüphesiz akademisyenlere ihtiyacımız var. Anlatılan derslere  başka kültürlerden, başka ülkelerden örnekler eklenmesi, başka ülkelerde yazılmış ders materyalleri eklenmesi, sınıfta uluslararası bir öğrenci varsa onun bir kazanım olarak görülmesi, kendi ülkesinin deneyimlerini paylaşmasına izin verilmesi gibi çok fazla örnek verilebilir. Belki buna olumlu bakan ama nasıl yapacağını bilmeyen akademisyenlerimiz de olabilir, üniversitenin onlar için de bir eğitim programı hazırlaması gerekebilir.

Sonuç olarak, evde uluslararasılaşma çok kolay bir süreç değil, gerçekçi olmamız lazım, somut örnekleri incelemek lazım. Üst yönetimin desteği lazım, akademisyenlerin desteği lazım, uluslararası ofislere daha fazla politika üretip uygulayabilmek için güç vermek lazım. Her üniversiteye uyacak tek bir reçete yok. Elbette her üniversitenin kendi durumunu değerlendirip, kendine uygun stratejileri geliştirmesi lazım.

Öyle hemen olmaz belki ama bir yerinden başlayıp elimizden geleni yapmamız lazım. Artık mezunlarımızın uluslararası bir ortamda çalışma veya uluslararası ortamda bulunma ihtimalleri çok daha fazla. Hareketliliğe katılamayan çoğunluk grubu için neler yapabileceğimizi düşünmemiz lazım. Bu çabalar hem hareketliliğe katılmayan öğrencilerle uluslararası ve kültürlerarası unsurları ulaştırmamızı sağlayabilir hem de gelen öğrencilerin memnuniyetini ve belki de ileride sayısını da arttırabilir.

 

[1] Beelen, J. & Jones, E. (2015). Redefining internationalization at home. In: Curaj A., Matei L., Pricopie R., Salmi J., Scott P. (eds) The European Higher Education Area. Springer, Cham.

[2] Wächter, B. (2000). Internationalization at Home – The Context. In Internationalization at Home: A position paper: European Association for International Education (EAIE): Amsterdam

[3]. Teekens, H. (2000). Teaching and Learning in the international classroom.  In Internationalization at Home: A position paper: European Association for International Education (EAIE): Amsterdam

Türkiye Üniversitelerinde Uluslararası Ofisler

Bildiğiniz gibi kurumlar alt birimlerini belirlerken ihtiyaçlardan yola çıkmaktadır. Örneğin tüm dünyadaki üniversitelerin öğrenci işleri birimi vardır, çünkü öğrencisi olmayan üniversite yoktur. Ancak toplumsal, ekonomik, politik vb. koşullar değiştikçe üniversitelerin amaçları ve verdikleri hizmetler de değişmekte ve dolayısıyla yeni alt birimlere ihtiyaç duyulmaktadır.

Tüm dünyada üniversitelerin 3 temel hizmeti olduğu kabul edilmektedir. Bunlar eğitim, araştırma ve topluma hizmettir. Uluslararasılaşma ise kimi tanımlarda bu 3 kavramın da içinden geçen ve üniversitenin bütün bileşenlerini etkileyen bir süreç olarak kabul edilmekte[1]; kimileri tarafından ise üniversitenin tanımına 4.bir misyon olarak eklendiği[2] kabul edilmektedir.

Hangi açıdan bakılırsa bakılsın, üniversitelerde uluslararasılaşma ile ilgili işleri yürütmek için bir alt birim gereksinimi olduğu kaçınılmazdır. Türkiye deneyimine bakıldığında sınırlı sayıda üniversitede uluslararası ofisler Erasmus programından önce kurulmuştur. ODTÜ gibi kuruluş misyonu uluslararası öğrencilere eğitim vermek olan, ilk kuruluşundan itibaren eğitim dili İngilizce olan üniversitelerde uluslararası ofislere olan ihtiyaç Erasmus programından önce başlamıştır. Oysa diğer birçok üniversitede Erasmus programının başlamasıyla beraber uluslararası ofisler kurulmuştur.

Türkiye’deki uluslararası ofisler incelendiğinde çok farklı yapılarda ofisler olduğu görülmektedir. Yüksek öğretimle ilgili birçok karar Yüksek Öğretim Kurulu (YÖK) tarafından merkezi olarak belirlenirken; uluslararası ofisler ile ilgili herhangi bir düzenleme yapılmamıştır. Öncelikle bu ofislerin hangi üst birime bağlı olduğu konusu muğlak kalmıştır. Kimi üniversitede Rektörlüğe, kimi üniversitede öğrenci işlerine bağlı çalışmaktadırlar. Kimileri sadece Erasmus yapmakta, kimleri Erasmus ve değişim programları, kimileri uluslararası öğrencilerle de ilgilenmekte; kimileri ise Mevlana/ Farabi gibi programları da yürütmektedirler. Personel rejimi bakımından da oldukça farklılaşma söz konusudur. Birçok üniversite iyi İngilizce bilmeleri sebebiyle okutmanlar bu işle görevlendirilmiş, kimi üniversitelerde araştırma görevlisi, kimi üniversitelerde uzman kadroları tahsis edilmiştir.

Uluslararası ofislere akademisyenlerin katılımı da Üniversiteden üniversiteye farklılık göstermektedir. Örneğin kurum koordinatörü Avrupa Komisyonu gözünde kurum temsilcisi gibi görülmekte ve üniversite adına birçok belgeye imza atmaktadır.  Kimi üniversitelerde kurum koordinatörü Rektörlük düzeyinde görev yapmaktadır. Kimi üniversitelerde ise akademisyenlerden uluslararasılaşmaya pozitif bakanlar arasından kurum koordinatörü görevlendirilmektedir. Ancak bazı üniversitelerde ofis çalışanları da kurum koordinatörü olarak atanabilir.

Kurumsal düzeyde Türk yükseköğretim kurumları Avrupa’daki üniversitelerden farklı tecrübelere sahiptirler. Avrupa üniversitelerinde Erasmus programı 1987 yılında başlamışken, Türk üniversiteleri bundan yaklaşık 17 yıl sonra bu programlara dahil olmuşlardır. Bunun yanı sıra, Türk üniversitelerinin çoğu Erasmus programı sayesinde uluslararası ofislerini kurmuşlar ve öğrenci/öğretim elemanı değişimine başlamışlardır. Bu nedenle Türk üniversitelerinin değişim programları anlamında Avrupa üniversitelerinden daha deneyimsiz olduğu söylenebilir.

2015 yılında Bugay Turhan ile birlikte yaptığımız araştırmada 129 uluslararası ofis çalışanına anket uygulamıştık.[3] Bu araştırma genel olarak Türkiye’de uluslararasılaşmanın daha çok akademik ve öğrenci hareketliliği üzerinden gerçekleştiğini, bunda Erasmus Programının önemli bir deneyim alanı yarattığını ortaya koymuştu. Yapılan araştırma, bu alanda deneyim sahibi olan uzmanların, Erasmus ve benzeri programların yapısal sorunlarına da işaret etmişti. Bu yapısal sorunların başında üniversitelerin organizasyon şemaları içerisinde Erasmus Programını yürüten birimlerin konumunun belirsizliği, fiziksel ortam, insan kaynağı, finansal sorunlar gelmekteydi.

Bu araştırmada ortaya çıkan diğer önemli bir tartışma konusu ise, devlet ve vakıf üniversiteleri arasındaki farktı. Araştırmaya göre vakıf üniversiteleri çalışanları daha iyi fiziksel koşullara sahip olduklarını belirtmişlerdi. Benzer bir şekilde, devlet üniversiteleri vakıf üniversitelerine göre personel eksikliğinden daha fazla şikayet etmekteydi. Bu sonuçlar iki sebeple açıklanabilir. İlk olarak, devlet üniversitelerin bütçelerinde mali kesinti bulunmaktadır. İkinci olarak, Türkiye’deki yüksek genç nüfus oranından dolayı, devlet üniversiteleri her yıl daha fazla öğrenci kabul etmektedir ve devlet üniversitelerinin çoğunda vakıf üniversitelerinden daha fazla öğrenci bulunmaktadır. Bu nedenle, uluslararası ofislerin, fazla sayıda öğrencinin ihtiyacını karşılamak için yetersiz kaldığı düşünülebilir.

Bu çalışmada sorulan açık uçlu sorulara verilen yanıtlar dikkate alındığında, katılımcıların Türk yükseköğretiminde uluslararasılaşmanın önündeki en önemli engellerden birisi olarak üniversitelerin resmi kurumsal yapılarında uluslararası değişim programlarını yürütecek resmi bir yapının yokluğunu ifade ettikleri görülmekteydi. Üniversitelerin ve YÖK’ün uluslararasılaşmayı stratejik öncelikleri arasında tanımladığı Türkiye gibi bir ülkede buna uygun kurumsal yapının ve insan kaynaklarının bulunmaması ciddi bir tutarsızlık oluşturmaktadır. Bu sebeple üniversitelerin bünyesinde uygun birimlerin oluşturulması ve insan kaynağının tanımlanması için gerekli düzenlemelerin hızla yapılması gerekmektedir. Bu şekilde, Türkiye’de uluslararasılaşma daha kurumsal ve sistematik bir yaklaşımla ele alınmış olacaktır.

Uygulamaların iyileştirilmesi, şüphesiz sonuçların da iyileştirilmesini sağlayacaktır. Değişim programlarında kalite arayışı çerçevesinde bizim elimizden gelen, uygulamalarla ilgili olabildiğince çok çalışma yapmaktır. Uluslararasılaşma ilgili çok sayıda akademik çalışma olmasına rağmen uygulayıcıların fikirlerini alan çok fazla çalışma bulunmamaktadır.

“Uluslararası ofis çalışanları yükseköğretim kurumlarında uluslararasılaşmanın en önemli uygulayıcısıdır.”

Ancak, idari yapıda yeri belli olmayan uluslararası ofislerde çalışanlar da yaptıkları iş ile ilgili yeterli geri bildirim alamamaktadır. Uluslararası ofis çalışanlarının meslektaşlarıyla buluşabileceği, sorunları ve iyi uygulama örneklerini tartışabileceği ortamlara ihtiyaç bulunmaktadır. Ancak bu sayede çalışanlar mesleğe aidiyet hissedebilecektir.

 

 

[1] Knight, J. (2004) Internationalization remodeled: Definition, approaches and rationales. Journal of Studies in International Education, 8(1), 5-31.

[2] Erdoğan, A. (2014). Türkiye’de yükseköğretimin gündemi için politika önerisi. Yükseköğretim ve Bilim Dergisi, 4 (1), pp.1-17.

[3] https://www.researchgate.net/publication/337075681_Mobility_programs’_effects_on_quality_of_internationalization_Erasmus_case_in_Turkey

Erasmus Programı ve Tanınma

Uluslararası İlişkiler Ofisi’nde çalışan meslektaşlarım çok iyi bilirler ki, Türkiye’deki üniversitelerinde Erasmus programının uygulamasının en sıkıntılı noktalarından biridir tanınma. Ulusal Ajans tarafından düzenlenen toplantılarda sıklıkla tanınma konusunda eksikliklerimiz olduğu belirtilmektedir.

Öncelikle tanınmadan ne anlamamız gerektiğini bilmek önemlidir. Tanınmanın tanımı Avrupa Komisyonu tarafından yayınlanmış olan “ECTS User Guide” kitapçığında yer almaktadır. ECTS kredilerinin öğrenim çıktılarına göre belirlenmiş olduğu varsayımıyla, tanınmanın da öğrenim çıktıları tanınarak kolayca yapılacağı varsayıldığından; ECTS kullanım kılavuzunda tanınmaya da yer verilmiştir. Bu kitapçıkta tanınmanın altın kuralı şöyle ifade edilmiştir:

“Yurtdışında kazanılan ve daha öncesinde öğrenim anlaşması ve not dökümü ile üzerinde anlaşılmış tüm krediler öğrencinin kendi üniversitesindeki derece programına gecikme olmadan ve başka bir sınava gerek kalmadan sayılmalıdır” (ECTS Users Guide, sayfa 36).

Ayrıca kitapçığın aynı sayfasında bu alınan kredilerin karşı üniversitedeki isimleriyle, kredisiyle ve notlarıyla da sayılması gerektiği vurgulanmıştır.

Bu tanımı, benim gibi yıllardır bu ofislerde çalışan meslektaşlarım bir gülümsemeyle karşılarlar. Zira bu tanınma meselesi sanıldığı kadar kolay bir süreç değildir. Öncelikle tanınma kimin sorumluluğundadır sorusu, ilk olarak sorulması gereken sorudur. Yukarıda yazılan kuralı uygulamak kimin görevidir? Ulusal Ajans toplantılarına katılan uluslararası ofis çalışanları konu hakkında bilgi sahibi olmaktadır ama asıl olan uygulayıcılar akademisyenler ile karar alıcı üst yönetimlerdir.

Yapacağım bir sunum öncesinde Türkiye’deki uluslararası ofis çalışanlarına bir anket göndermiştim ve tanınma problemi yaşayıp yaşamadıklarını sormuştum. 92 katılımcının katıldığı ankette katılımcıların %47’si evet; %13 ise bazen diye cevap vermişti.

Aynı katılımcılara tanınma ile ilgili yaşadıkları akademik sorunlar sorulduğunda alınan cevaplar şu şekilde idi:

    • Akademisyenlerin tam tanınmaya yeterli desteği vermemesi (%44)
    • Lisansüstü öğrencilerin tez döneminde programa katılması ve ders saydıramaması (%39,6)
    • Not dönüşüm sürecinde üniversitelerin yaşadıkları sorunların aşılamaması (%35,2)
    • Gitmeden önce ders sayım kararlarının akademisyenler tarafından dikkatle alınmaması (%34,1)
    • Başarısız olunan derslerin tanınmaması nedeniyle, başarısız olan öğrencilere tanınma yapılamaması (%29,7)
    • Bölümlerdeki Erasmus koordinatörlerinin tam tanınmaya yeterli desteği vermemesi (%28,6)
    • Yapılan anlaşmaların ders saymaya uygun olmayan üniversitelerle yapılmış olması (%26,4)
    • Üniversite yönetiminin tam tanınmaya yeterli desteği vermemesi (%16,5)
    • Öğrencinin gitmeden önce tüm derslerini tamamlamış olması ve ders yükü kalmadan Erasmusa katılması (15,4)

Bunun yanı sıra açık uçlu sorulara verilen cevaplara göre ofislerin kredi bazlı mı yoksa ders bazlı mı tanınma yapma kararını verememeleri; zorunlu derslerin tanınma sorunu; bölümler ve ofis arasında bilgi akışında yaşanan sorunlar; tıp-hukuk gibi bölümlerde ders eşleştirememe, öğrenci gittikten sonra derslerinin değişmesi gibi diğer durumlar dile getirilmişti.

Tanınma ile ilgili yaşanan idari sorunlar sorulduğunda ise cevaplar şu şekilde verilmişti:

    • Ders sayımı için Üniversite içinde otomatik bir süreç belirlenmemiş olması ve mutlaka takip gerekmesi (%45,1)
    • Öğrenim anlaşması formunun incelenmeden imzalanması (%33)
    • Öğrenci İşleri’nde çalışan personelin özelliklerinin yurtdışında alınan dersleri transcripte işlemeye yeterli olmaması (%33)
    • Ofis yoğunluğu nedeniyle Erasmus ofisinin ders sayımı sürecini takip edememesi (%27,5)
    • Diploma eki belgesine teknik olarak diğer ülkede alınan derslerin isimlerinin kredilerinin entegre edilememesi (%20,9)
    • Bilgi İşlem biriminde çalışan personelin ders tanımlarını transcripte girmek için gerekli alt yapıyı sağlayamıyor oluşu (14,3)

Bunların yanı sıra açık uçlu sorulara verilen yanıtlara göre diğer idari sorunlar not dökümü ile öğrenim anlaşmasının uyumsuz olması, hem yerel kredilerin hem ECTS kredilerinin kullanılması, saydırma sorumluluğu olan yönetim kurullarının net kararlar alamaması, tanınma işlerine dahil olan personelin değişmesi sonucu yaşanan sorunlar dile getirildi.

Tüm bunlar gösteriyor ki yukarıdaki altın kurala göre tanınma yapabilmek için öncelikle Üniversite içinde tanınma konusunda yürütülecek kurumsal sürecin çok net olarak belirlenmiş olması gerekiyor. Yukarıda da bahsedildiği gibi Uluslararası ofisler her ne kadar tanınmanın uygulanmasından sorumlu görülseler ve Ulusal Ajans denetimlerinde bu konuda denetlenecek olsalar da; bu işin asıl uygulayıcısı akademisyenler; karar alıcısı ise üst yönetimdir.

Türkiye’deki üniversitelerin tanınma derdinin tek bir reçetesi olmasa da aşağıdaki uygulamalar tanınma konusunda üniversitelerdeki uygulamaları iyileştirmeye katkı sağlayacaktır:

    1. Ulusal Ajans veya YÖK gibi kurumlardan tanınma konusunun zorunluluğu ile ilgili mutlaka yazılı bilgilendirme yapılmalıdır. Bu bilgilendirme sonrası tanınmanın zorunluluğu Uluslararası Ofisler tarafında üst yönetime iyice anlatılmalı ve Üniversitede tanınmanın yaygınlaştırılması politikası geliştirilmelidir.
    2. Bazı Türk Üniversitelerinde intibak işlemleri hala Uluslararası ofisler tarafından yapılmaktadır. İntibak işlemlerinin akademik birimlere mutlaka devredilmesi gerekir. Akademik birimlere, özellikle de bölüm Erasmus koordinatörlerine, sıklıkla bu konularla ilgili bilgilendirmeler yapılmalıdır.
    3. Sadece akademik personele değil; öğrenci işleri, bilgi işlem gibi idari birimlere de konu ile ilgili gerekli bilgilendirme toplantıları yapılmalıdır.
    4. Tanınma uygulama kararları yazılı olarak belirlenmeli, tüm öğrencilere eşit ve şeffaf şekilde uygulanmalı; gitmeden önce tebliğ edilmeli; hatta mümkünse hibe sözleşmesine ek yapılarak açıklanmalıdır. Öğrenci sayısı fazla olmayan bazı Üniversiteler öğrenci gitmeden sayılacak dersler konusunda öğrenci bazında Fakülte Yönetim Kurulu kararı hatta Senato kararı almaktadırlar. Bu da sayılmanın teminat altına alınması için bir yöntem olarak düşünülebilir ancak öğrenci sayısı fazla olan üniversiteler için mümkün değildir. Bunun yerine bölüm koordinatörlerine “öğrenim anlaşması” na attıkları imzanın bağlayıcı olduğunu vurgulamak gerekecektir. Birçok bölüm koordinatörü gitmeden önce imzalanan öğrenim anlaşmalarını dikkat etmeden imzalamakta ve bu da öğrenci döndüğünde ciddi sorunlara yol açmaktadır.
    5. Akademik personelin tanınmayla ilgili direncinin kırılması için anlaşmaların da mutlaka bölümlerin bilgisi dahilinde yapılması gerekir. Fuarlara katılan birçok uluslararası ofis temsilcisi bölümlere hiç sormadan Erasmus anlaşmaları imzalamakta; bu anlaşmalar kapsamında giden öğrencilerin tanınma işlemleri daha da zorlaşmaktadır. Anlaşma yapma sürecine mutlaka bölümler dahil olmalıdır.
    6. Ulusal Ajans’ın tanınma bilgilendirme toplantıları sadece Uluslararası ofisler için değil, üst yöneticiler ve akademisyenlere de yönelik olmalıdır.

Kısaca özetlemek gerekirse, öncelikle uluslararası ofisler tanınma konusunda sorumluluk paylaşmayı öğrenmeli ve tüm paydaşları sürece dahil etmelidir. İkinci olarak, tanınmayı kolaylaştırmak için yine “ECTS User Guide” tarafından önerilen iki önemli tavsiye vardır. Bunlardan ilki tanınma için uygun dönemin belirlenmesidir (sayfa 38) örneğin o bölüm için üçüncü sınıfın ikinci döneminde eğitmek tüm derslerin sayılması için daha uygun olacaksa; o bölümün öğrencilere programa bu yarı yılda katılabilirler. Yine aynı sayfada tanınma sağlanabilecek müfredat benzerlikleri olan üniversitelerle anlaşma yapılmasının önemi vurgulanmıştır. Aynı kitapçığın Ek-2 bölümünde ise not dönüştürme tabloları için örnekler sunulmuştur. Öğrenciler gitmeden başka bir ülkenin not çizelgesinde alınan notlar, ilgili üniversitenin not çizelgesine nasıl dönüştürülecek bunun belirlenmesi ve kayıt altına alınmasının önemi vurgulanmıştır.

Son olarak Üniversiteler tanınma ile ilgili pratik sorulara cevap aramaktadır. Uluslararası ofisleri ziyaret eden öğrenciler “30 ECTS aldım, 28 ECTS’e saydırsam olur mu?”; “İki dersi bir ders yerine saymıştık, öğrenci birinden kaldı ne yapacağız?”, “Başarısız olunan dersleri tanıyacak mıyız?”, “Tez döneminde tanınma nasıl yapılacak?”, “Zorunlu stajı olmayan bölümlerde tanınma nasıl sağlanacak?” gibi pratik sorulara cevap aramaktadır. Bu nedenle acilen tanınmada yaşanan pratik sorulara yönelik yazılı bir kaynak hazırlanmalıdır. Buna istinaden üniversitelerin kendi Tanınma Yönergelerini hazırlamaları süreçteki tüm paydaşların aynı kuralları şeffaf ve adil bir şekilde uygulamasını sağlayacaktır.