Bölüm Erasmus Koordinatörü olarak atandım, peki beni neler bekliyor?

Her ne kadar uluslararası ofisler Erasmus ve değişim programlarının yürütülmesi için temel sorumlu birim olsa da; akademik birimlerde de bu programların yürütülmesinden sorumlu bir kişi olması gerekmektedir. Akademisyenler genelde bölümde idari görevlerle uğraşmayı çok fazla sevmiyorlar, haksız da sayılmazlar. Zaten ders yükleri fazla olan akademisyenlerin üstünde bir de yükselmek için yayın baskısı olduğunda; idari görevler (üstelik hiçbir getirisi olmayan idari görevler) pek de çekici gelmiyor.

İşte bölüm değişim programları veya Erasmus koordinatörü olmak da bu getirisi olmayan idari görevlerden bir tanesi. Öncelikle şunu belirtmek isterim ki bölüm Erasmus koordinatöründen beklentiler her üniversitede farklı. Kimi bölümlerde biz zaten Türkçe ders yapıyoruz, bizim bölümlerin Erasmusla işi olmaz, seni atayalım ama senden bir beklenti içinde değiliz denirken; kimi üniversitelerde seçilen öğrencilerin karşı üniversitelere isimlerinin bildirilmesi (nominasyon) işlemini bile bölümdeki koordinatörler yapıyor. Dolayısıyla bu konuyla ilgili bilgiyi kendi üniversitenizin Uluslararası Ofisinden almanızda fayda var.

Avrupa’daki bir çok üniversitede Erasmus ve diğer değişim programları fakülteler tarafından organize ediliyor. Oysa, Amerika ve İngiltere gibi Anglo-saxon sisteminde merkezde bir ofis var ve tüm üniversitenin değişim programları tek bir merkezden yürütülüyor. Dolayısıyla, Avrupa Komisyonu tarafından yürütülen Erasmus programı öncesinde, Türk üniversitelerinde de bölüm koordinatörü gibi bir gereksinim yoktu. Zaten anlaşmalar üniversite çapında yapılıyordu ve programlar üniversite çapında yürütülüyordu. Ancak Erasmus programı ile birlikte, Avrupa’daki yapıya uygun olarak, anlaşmalar bölüm/fakülte bazında yapılmaya başlanınca, aynı şekilde seçim ve yerleştirmenin de bölüm bazında yapılması söz konusu oldu. Bu nedenle bölümlerde Erasmus/değişim programı koordinatörü olarak görev yapacak akademisyenlere ihtiyaç duyulmaya başlandı.

Bu kişilerin en temel görevleri şöyle sıralanabilir:

  • Erasmus programı kapsamında yapılan anlaşmalar bölüm bazında yapılmaktadır, dolayısıyla bu anlaşmaların bölümdeki bir sorumlu tarafından gözden geçirilmesi gerekir. Her ne kadar Türkiye’deki bazı üniversitelerde Uluslararası Ofisler katıldıkları fuarlarda bölümlere sormaksızın anlaşma yapma yetkisini kendilerinde görseler de, bu anlaşmaların mutlaka bölüm onayından geçmesi gerekmektedir. Bölüm onayından geçmeden yapılan anlaşmalar, ileride size ders bulamayan veya tanınma sorunu yaşayan öğrenciler olarak geri dönebilir.
  • Anlaşma yapıldıktan sonra, anlaşma kapsamında yerleştirilecek öğrencilerin seçilmesi süreci başlar. Anlaşmalara ve bölüm kontenjanlarına bakarak seçim yerleştirme yapıldığından, burada da Bölüm Erasmus koordinatörünün rolü büyüktür.
  • Öğrencinin gitmeden önce alacağı dersleri seçmesi ve “Learning Agreement – Before the Mobility” denen belgede bunu kayıt altına alması gerekir. Ders seçimini onaylayacak kişi yine Bölüm Erasmus koordinatörüdür. Öğrenci gittiğinde ve ders değiştirmek zorunda kaldığında “Learning Agreement – During the Mobility” belgesini ve öğrenci döndükten sonra “Learning Agreement – After the Mobility” belgesini de yine aynı koordinatörün imzalaması beklenir. Bazen öğrenci yurtdışındayken, bölüm koordinatörü değişir; ancak, öğrencinin mağdur olmaması için, yeni gelen koordinatörün, eskiden var olan koordinatörün onayladığı ders listesine sadık kalması beklenir.
  • Ve bence bölüm Erasmus koordinatörünün en önemli görevi tanınmadır. Belki özellikle Türkiye örneğinde durum böyledir diyebiliriz. Avrupa’da 1987’de başlayan Erasmus programı, Türkiye’de 2004’te başladığından, bizim bölümlerimiz ders tanınması fikrine kolay alışamamıştır. Tanınma ile ilgili ayrıca bir blog yazısı yazmıştım, orada da ifade ettiğim gibi tanınma elbette tek bir kişinin işi ve görevi değildir ancak, Bölüm koordinatörlerinin tanınmadaki rolü büyüktür.

Uluslararası ofisler açısından Bölümdeki akademik koordinatörler ile sağlıklı ilişkilerin kurulmuş olması çok önemlidir. Bu ilişkiyi geliştirmek için aşağıdaki öneriler faydalı olabilir:

  • Bölüm koordinatörlüğü birçok üniversitede gönüllü yürütülmektedir. Bu da koordinatörlerin sıklıkla değişmesine neden olmaktadır. Koordinatörlerin değişirken kendi aralarında bilgi alışverişi yapabilmesi açısından Erasmus ve değişim programları ile ilgili kararların yazılı alınması ve dosyalanması büyük fayda sağlayacaktır. Örneğin bir koordinatör bir öğrenciye bir karar tebliğ etmiş, bir söz vermişse; koordinatör değiştiğinde öğrenci mağdur olmamalıdır. Bu nedenle kararları yazılı almak, imza ile dosyada tutmak fayda sağlayabilir.
  • Yeni atanan koordinatörler için uluslararası ofis tarafından bilgilendirme toplantıları düzenlenmesi faydalı olabilir. Erasmus ve diğer değişim programları ile ilgili kuralların, koordinatörlerden beklentilerin mutlaka ifade edilmesi gerekir.
  • Bilgilendirme toplantısına katılamayan koordinatörler için “koordinatörün görevleri” gibi bir yazılı doküman hazırlanıp verilebilir. El kitabı niteliğinde olacak bu doküman sayesinde bölüm koordinatörü yazılı bir kaynağa dayanarak öğrencilere daha doğru bilgi verecektir. Bunun yanı sıra bölüm koordinatörünün uluslararası ofise telefon, e-mail, yüz yüze görüşme vs. kolayca ulaşıyor olması gerekir.
  • Bölüm Erasmus ve değişim programları koordinatörlerinin hepsinin ve uluslararası ofisin dahil olduğu bir e-posta listesi, soruların ve cevapların paylaşılması açısından büyük fayda sağlayabilir.
  • Bölüm Erasmus koordinatörü, bölüm öğrencilerini ilgilendiren önemli bir karar alıyorsa (örneğin 2.sınıf ilk döneminde tanınma sorunları nedeniyle öğrencilerin değişim programından faydalanmasının daha uygun olacağı gibi) bunu mutlaka bölüm kuruluna da sunmalı, bölümdeki diğer akademisyenleri de haberdar edecek şekilde bölüm kurul kararı almalı ve bu kararları web sayfasında mutlaka ilan etmelidir. Bu şekilde kararların daha adil ve şeffaf olması sağlanabilir.

Elbette uygulamalar üniversiteden üniversiteye farklılık gösterir. Ancak bilinmelidir ki Erasmus vb. programlar eğitim programıdır ve eğiticiler olmadan ofisler eğitim programlarını yürütemezler. Dolayısıyla değişim programları koordinatörleri, değişim programlarının da yapı taşıdır. Koordinatörü daha istekli olan bölümlerin anlaşmaları hem sayıca fazla hem de kaliteli olur, öğrencileri ve hocaları programlar hakkında doğru bilgiye kolayca erişir. Tamamen gönüllülükle yapılan bu görevi hakkıyla yürüten tüm koordinatörlerimize, biz Uluslararası ofis çalışanları da minnettarızJ

 

Erasmus Programı ve Tanınma

Uluslararası İlişkiler Ofisi’nde çalışan meslektaşlarım çok iyi bilirler ki, Türkiye’deki üniversitelerinde Erasmus programının uygulamasının en sıkıntılı noktalarından biridir tanınma. Ulusal Ajans tarafından düzenlenen toplantılarda sıklıkla tanınma konusunda eksikliklerimiz olduğu belirtilmektedir.

Öncelikle tanınmadan ne anlamamız gerektiğini bilmek önemlidir. Tanınmanın tanımı Avrupa Komisyonu tarafından yayınlanmış olan “ECTS User Guide” kitapçığında yer almaktadır. ECTS kredilerinin öğrenim çıktılarına göre belirlenmiş olduğu varsayımıyla, tanınmanın da öğrenim çıktıları tanınarak kolayca yapılacağı varsayıldığından; ECTS kullanım kılavuzunda tanınmaya da yer verilmiştir. Bu kitapçıkta tanınmanın altın kuralı şöyle ifade edilmiştir:

“Yurtdışında kazanılan ve daha öncesinde öğrenim anlaşması ve not dökümü ile üzerinde anlaşılmış tüm krediler öğrencinin kendi üniversitesindeki derece programına gecikme olmadan ve başka bir sınava gerek kalmadan sayılmalıdır” (ECTS Users Guide, sayfa 36).

Ayrıca kitapçığın aynı sayfasında bu alınan kredilerin karşı üniversitedeki isimleriyle, kredisiyle ve notlarıyla da sayılması gerektiği vurgulanmıştır.

Bu tanımı, benim gibi yıllardır bu ofislerde çalışan meslektaşlarım bir gülümsemeyle karşılarlar. Zira bu tanınma meselesi sanıldığı kadar kolay bir süreç değildir. Öncelikle tanınma kimin sorumluluğundadır sorusu, ilk olarak sorulması gereken sorudur. Yukarıda yazılan kuralı uygulamak kimin görevidir? Ulusal Ajans toplantılarına katılan uluslararası ofis çalışanları konu hakkında bilgi sahibi olmaktadır ama asıl olan uygulayıcılar akademisyenler ile karar alıcı üst yönetimlerdir.

Yapacağım bir sunum öncesinde Türkiye’deki uluslararası ofis çalışanlarına bir anket göndermiştim ve tanınma problemi yaşayıp yaşamadıklarını sormuştum. 92 katılımcının katıldığı ankette katılımcıların %47’si evet; %13 ise bazen diye cevap vermişti.

Aynı katılımcılara tanınma ile ilgili yaşadıkları akademik sorunlar sorulduğunda alınan cevaplar şu şekilde idi:

    • Akademisyenlerin tam tanınmaya yeterli desteği vermemesi (%44)
    • Lisansüstü öğrencilerin tez döneminde programa katılması ve ders saydıramaması (%39,6)
    • Not dönüşüm sürecinde üniversitelerin yaşadıkları sorunların aşılamaması (%35,2)
    • Gitmeden önce ders sayım kararlarının akademisyenler tarafından dikkatle alınmaması (%34,1)
    • Başarısız olunan derslerin tanınmaması nedeniyle, başarısız olan öğrencilere tanınma yapılamaması (%29,7)
    • Bölümlerdeki Erasmus koordinatörlerinin tam tanınmaya yeterli desteği vermemesi (%28,6)
    • Yapılan anlaşmaların ders saymaya uygun olmayan üniversitelerle yapılmış olması (%26,4)
    • Üniversite yönetiminin tam tanınmaya yeterli desteği vermemesi (%16,5)
    • Öğrencinin gitmeden önce tüm derslerini tamamlamış olması ve ders yükü kalmadan Erasmusa katılması (15,4)

Bunun yanı sıra açık uçlu sorulara verilen cevaplara göre ofislerin kredi bazlı mı yoksa ders bazlı mı tanınma yapma kararını verememeleri; zorunlu derslerin tanınma sorunu; bölümler ve ofis arasında bilgi akışında yaşanan sorunlar; tıp-hukuk gibi bölümlerde ders eşleştirememe, öğrenci gittikten sonra derslerinin değişmesi gibi diğer durumlar dile getirilmişti.

Tanınma ile ilgili yaşanan idari sorunlar sorulduğunda ise cevaplar şu şekilde verilmişti:

    • Ders sayımı için Üniversite içinde otomatik bir süreç belirlenmemiş olması ve mutlaka takip gerekmesi (%45,1)
    • Öğrenim anlaşması formunun incelenmeden imzalanması (%33)
    • Öğrenci İşleri’nde çalışan personelin özelliklerinin yurtdışında alınan dersleri transcripte işlemeye yeterli olmaması (%33)
    • Ofis yoğunluğu nedeniyle Erasmus ofisinin ders sayımı sürecini takip edememesi (%27,5)
    • Diploma eki belgesine teknik olarak diğer ülkede alınan derslerin isimlerinin kredilerinin entegre edilememesi (%20,9)
    • Bilgi İşlem biriminde çalışan personelin ders tanımlarını transcripte girmek için gerekli alt yapıyı sağlayamıyor oluşu (14,3)

Bunların yanı sıra açık uçlu sorulara verilen yanıtlara göre diğer idari sorunlar not dökümü ile öğrenim anlaşmasının uyumsuz olması, hem yerel kredilerin hem ECTS kredilerinin kullanılması, saydırma sorumluluğu olan yönetim kurullarının net kararlar alamaması, tanınma işlerine dahil olan personelin değişmesi sonucu yaşanan sorunlar dile getirildi.

Tüm bunlar gösteriyor ki yukarıdaki altın kurala göre tanınma yapabilmek için öncelikle Üniversite içinde tanınma konusunda yürütülecek kurumsal sürecin çok net olarak belirlenmiş olması gerekiyor. Yukarıda da bahsedildiği gibi Uluslararası ofisler her ne kadar tanınmanın uygulanmasından sorumlu görülseler ve Ulusal Ajans denetimlerinde bu konuda denetlenecek olsalar da; bu işin asıl uygulayıcısı akademisyenler; karar alıcısı ise üst yönetimdir.

Türkiye’deki üniversitelerin tanınma derdinin tek bir reçetesi olmasa da aşağıdaki uygulamalar tanınma konusunda üniversitelerdeki uygulamaları iyileştirmeye katkı sağlayacaktır:

    1. Ulusal Ajans veya YÖK gibi kurumlardan tanınma konusunun zorunluluğu ile ilgili mutlaka yazılı bilgilendirme yapılmalıdır. Bu bilgilendirme sonrası tanınmanın zorunluluğu Uluslararası Ofisler tarafında üst yönetime iyice anlatılmalı ve Üniversitede tanınmanın yaygınlaştırılması politikası geliştirilmelidir.
    2. Bazı Türk Üniversitelerinde intibak işlemleri hala Uluslararası ofisler tarafından yapılmaktadır. İntibak işlemlerinin akademik birimlere mutlaka devredilmesi gerekir. Akademik birimlere, özellikle de bölüm Erasmus koordinatörlerine, sıklıkla bu konularla ilgili bilgilendirmeler yapılmalıdır.
    3. Sadece akademik personele değil; öğrenci işleri, bilgi işlem gibi idari birimlere de konu ile ilgili gerekli bilgilendirme toplantıları yapılmalıdır.
    4. Tanınma uygulama kararları yazılı olarak belirlenmeli, tüm öğrencilere eşit ve şeffaf şekilde uygulanmalı; gitmeden önce tebliğ edilmeli; hatta mümkünse hibe sözleşmesine ek yapılarak açıklanmalıdır. Öğrenci sayısı fazla olmayan bazı Üniversiteler öğrenci gitmeden sayılacak dersler konusunda öğrenci bazında Fakülte Yönetim Kurulu kararı hatta Senato kararı almaktadırlar. Bu da sayılmanın teminat altına alınması için bir yöntem olarak düşünülebilir ancak öğrenci sayısı fazla olan üniversiteler için mümkün değildir. Bunun yerine bölüm koordinatörlerine “öğrenim anlaşması” na attıkları imzanın bağlayıcı olduğunu vurgulamak gerekecektir. Birçok bölüm koordinatörü gitmeden önce imzalanan öğrenim anlaşmalarını dikkat etmeden imzalamakta ve bu da öğrenci döndüğünde ciddi sorunlara yol açmaktadır.
    5. Akademik personelin tanınmayla ilgili direncinin kırılması için anlaşmaların da mutlaka bölümlerin bilgisi dahilinde yapılması gerekir. Fuarlara katılan birçok uluslararası ofis temsilcisi bölümlere hiç sormadan Erasmus anlaşmaları imzalamakta; bu anlaşmalar kapsamında giden öğrencilerin tanınma işlemleri daha da zorlaşmaktadır. Anlaşma yapma sürecine mutlaka bölümler dahil olmalıdır.
    6. Ulusal Ajans’ın tanınma bilgilendirme toplantıları sadece Uluslararası ofisler için değil, üst yöneticiler ve akademisyenlere de yönelik olmalıdır.

Kısaca özetlemek gerekirse, öncelikle uluslararası ofisler tanınma konusunda sorumluluk paylaşmayı öğrenmeli ve tüm paydaşları sürece dahil etmelidir. İkinci olarak, tanınmayı kolaylaştırmak için yine “ECTS User Guide” tarafından önerilen iki önemli tavsiye vardır. Bunlardan ilki tanınma için uygun dönemin belirlenmesidir (sayfa 38) örneğin o bölüm için üçüncü sınıfın ikinci döneminde eğitmek tüm derslerin sayılması için daha uygun olacaksa; o bölümün öğrencilere programa bu yarı yılda katılabilirler. Yine aynı sayfada tanınma sağlanabilecek müfredat benzerlikleri olan üniversitelerle anlaşma yapılmasının önemi vurgulanmıştır. Aynı kitapçığın Ek-2 bölümünde ise not dönüştürme tabloları için örnekler sunulmuştur. Öğrenciler gitmeden başka bir ülkenin not çizelgesinde alınan notlar, ilgili üniversitenin not çizelgesine nasıl dönüştürülecek bunun belirlenmesi ve kayıt altına alınmasının önemi vurgulanmıştır.

Son olarak Üniversiteler tanınma ile ilgili pratik sorulara cevap aramaktadır. Uluslararası ofisleri ziyaret eden öğrenciler “30 ECTS aldım, 28 ECTS’e saydırsam olur mu?”; “İki dersi bir ders yerine saymıştık, öğrenci birinden kaldı ne yapacağız?”, “Başarısız olunan dersleri tanıyacak mıyız?”, “Tez döneminde tanınma nasıl yapılacak?”, “Zorunlu stajı olmayan bölümlerde tanınma nasıl sağlanacak?” gibi pratik sorulara cevap aramaktadır. Bu nedenle acilen tanınmada yaşanan pratik sorulara yönelik yazılı bir kaynak hazırlanmalıdır. Buna istinaden üniversitelerin kendi Tanınma Yönergelerini hazırlamaları süreçteki tüm paydaşların aynı kuralları şeffaf ve adil bir şekilde uygulamasını sağlayacaktır.